Когато търсите информация за това как да подготвите персонал за одит по ISO 9001, ще намерите безброй оферти за обучение за придобиване на знания за аспектите, обхванати от стандарта.
От отдела на организацията обаче, отделът за осигуряване на качество (който в повечето случаи е изправен пред предизвикателството на цялата компания да получи сертификат самостоятелно), понякога е трудно да знае какво да прави. за да се гарантира, че всички участващи се представят добре пред одиторите и допринасят задоволително за така желаното сертифициране.
Според моя опит отговорът е да се включи цялата организация на различни нива, за да се постигне най-висока степен на участие в одита. Но какво да им кажа? Какво трябва да се направи, за да им помогне да си сътрудничат? Ето някои аспекти, които могат да бъдат разгледани:
1. Познаване на мисията и политиката за качество: Достатъчно е да предложите просто обобщение с три или четири точки, които са лесни за заснемане и запаметяване.
2. Разбиране на процесите, процедурите и показателите: Всеки човек трябва да знае и да разбира напълно своите процеси, процедури и показатели. Добър инструмент може да бъде за областта за осигуряване на качество, за да предостави на всяка област обобщена таблица, посочваща процесите, процедурите и показателите, които съответстват на всяка от тях, с които може да се консултира по време на одита, в случай на съмнения.
3. Състояние на документите: Важно е да им напомните, че всички документи трябва да бъдат актуални, правилно организирани, на лесно разположено място и подписаните записи.
4. Съвети за действие пред одиторите: Често квалифицирани служители, които вършат работата си правилно според съществуващата система за качество, не знаят как да отговорят или да се справят сами пред одитор, който задава въпроси или иска доказателства, следователно е полезно да общувате Съвети за сътрудници:
• Опитайте се да отговорите уверено (одиторите няма да питат нещо, което не е в нормални дейности), никой не знае повече за работата от човека, който я върши.
• Ако въпросът или изискването на одитора не са разбрани, може да бъдете помолени да повторите въпроса или да го зададете по различен начин.
• Поддържайте работния кът в перфектен ред и чистота (разполагайте с документация под ръка)
• Не давайте на одитора повече информация (устна или писмена) от исканата
5. Дайте място на работниците да изразят своите съмнения, коментари и въпроси: В това пространство (което може да бъде среща или работна маса) може да се създаде среда за сътрудничество, така че всеки да може да изясни повдигнатите въпроси, като също примери от предишни одити, ако организацията вече е сертифицирана.
6. Предаване на мотивация и доверие: Необходимо е да се съобщи на цялата организация, че всеки от тях има знания за своята работа, нейното значение в организацията и нейното изпълнение (показатели); и непрекъснатия процес на усъвършенстване, който те извършват, за да съответстват на установените стандарти.
По време на тази подготовка лицето, отговорно за системата за управление на качеството, трябва да предаде увереност за доброто функциониране на системата и също така трябва ясно да изрази очакванията, които се държат по отношение на всеки аспект от интерес в одита (напр.: Третиране на претенции, проследяване, изисквания на клиентите и др.) И други по отношение на отношение, знания, ангажираност и честност по отношение на познаването на системата. По същия начин е необходимо да се преразгледа ангажираността и отношението с ръководството по отношение на действията, които трябва да предприемат, за да изберат или поддържат себе си в съответствие с изискванията на стандарта.
Разбира се, степента на участие на персонала не се случва за една нощ, отнема много сесии, работа в екип и споменатата подкрепа от ръководството, за да се постигне интернализирането на системата и резултатът от одита е въпрос, който интересува всички.
