Д-р Николас Негропонте, директор на MIT, в книгата си: „Да бъдем дигитални“ (да бъдем дигитални през 1996 г.), създаде концепция, която отвори вратите към бъдещето в процеса на прехвърляне на информация и използването й, казва: „Трябва да обменят атоми на хартия за битове информация “
Тази фраза обобщава с изключителна простота фундаментална концепция за постигане на ефективност в информационните системи, тоест избягване на безкрайния процес на въвеждане на данни в компютърни системи, така че те да издават списъци или документи, които се въвеждат отново в други компютърни системи, които те преиздават документи и т.н.
Д-р Негропонте предложи в своята книга, че целият този процес, при който двойното, тройното или n-тото пръскане от една към друга система е заменено от цифрови трансфери на информация, тоест способни системи, между различни потребители на различни компании на „ да се разбира „в цифрова форма…
2) Понастоящем процесът на покупка:
Ще спрем за момент и ще анализираме как в момента протича процес на покупка в предприятие, което има инсталиран изчислителен капацитет със системи за покупки, акции и фактуриране и интернет връзка.
Както виждаме описаната ситуация, това би означавало, че компанията би могла да работи ефективно със своите клиенти или доставчици, имайки предвид, че разполага с необходимия мек и хардуерен капацитет, но това не е така.
Нека да анализираме по-долу различните етапи на маркетинговия процес от неговото начало, а именно:
2.1) Въвеждане на продукти в ценовата листа:
Да предположим, че имаме продуктите, които ще бъдат пуснати на пазара, или закупени или завършени в случай на собствено производство и след изчисляване на техните разходи и определяне на маржа на печалбата на компанията, след това сме в състояние да издадем ценова листа, следователно администрацията ще генерира чрез приходите на:
| код | описание | Цена |
Ценова листа или таблица, която чрез различни средства, поща, печат или факс, за да назовем най-често срещаните, ще достигне до нашите клиенти.
2.2.) Определяне на потребността от покупка:
Периодично нашите клиенти, въз основа на прегледа на запасите, ще определят необходимостта от покупка и затова трябва да генерират вътрешно процес на подбор за закупения артикул въз основа на прочитането на различните ценови листи, тяхното сравнение и критерий за подбор въз основа на определени параметри, покупни цени, условия на плащане, срокове за доставка и т.н.
2.3) Издаване на Поръчка:
След като поръчката бъде определена, от наш клиент ще бъде издадена Поръчка за покупка, която ще съдържа необходимите данни, за да бъде приета вашата поръчка, а именно:
| статия | описание | Цена |
2.4) Въвеждане на поръчка - фактуриране:
След като поръчките бъдат приети, те ще бъдат въведени в системите за фактуриране и складиране, за да издадем фактури и / или парични преводи, необходими за доставка на стоките до нашите клиенти и да пристъпи към счетоводния запис на същите.
2.5) Вписване на стокови наличности - осчетоводяване - плащане:
След като стоката бъде изпратена, нашите клиенти, след като са физически контролирани, ще продължат с въвеждането им на склад за това: след това да продължите с плащането си.
С други думи, обичайната норма в процесите на търговски обмен е, че всяка компания има собствен код, обикновено различен от този на доставчика си, тоест всяка стока се нарича „различна“, в зависимост от това, какъв клиент я нарича, ако са били правилните имена биха били:
| доставчик | Клиент 1 | Клиент 2 | Клиент 3 |
| Хуан | Сантяго | Уилям | Педро |
| Мария | Тереза | Даниела | Натали |
Въпреки че горната таблица звучи весело, това е реалността, всеки продукт има различно „име“ (код) в зависимост от това къде се намира.
В моя личен опит намирам тази ситуация още по-сложна, в едно и също образувание (Министерство на здравеопазването) всеки болничен център кодира статиите по различен начин.
3) Нашата концепция за системата:
3.l) Хуан е Хуан навсякъде:
Вярваме, че целият процес на прехвърляне на информация от системи на хартия, която трябва да бъде въведена и контролирана, ще бъде избегнат чрез постигане на по-голяма ефективност, ако прекодирането на закупените артикули се остави настрана.
Според моите лични разсъждения и най-разнообразните мнения, които се консултират, няма причина компаниите да въвеждат свои собствени кодове в своите системи, като оставят настрана кодовете на доставчиците и трябва да въведат отново това, което е въведено в техните офиси от това, кой е извършил фактуриране при нашите доставчици.
3.2) Предложената система:
Нашето предложение е кодовете на техните доставчици да бъдат установени като вътрешни кодове на фирмите и силата на цифровите системи да се използва за обмен и контрол на информация, на нивото на всяка компания, трябва да има таблици, които свързват преди съществуването на различни доставчици, различните кодове на всеки един от тях и впоследствие въз основа на това кой прави покупката, ще бъде използван подходящият код.
| Доставчик 1 | Доставчик 2 | Доставчик 3 |
| AAAA | Bb. | CCC |
Системата разпознава еквивалентността между различните кодове на различните доставчици на един и същ или подобен артикул, този случай е много често срещан във фармацевтичната индустрия, в който за едно и също лекарство със същия или подобен терапевтичен ефект има различни лаборатории.
3.3) Работа на системата:
След като бъде приет принципът на равно кодиране доставчик-клиент, ние започваме да се възползваме максимално от удобствата на компютърните системи и интернет връзката.
Нека да разгледаме отново етапите на процеса на покупка:
3.3.1) Въвеждане на продукти в ценовата листа: този етап не е подложен на промяна по отношение на предишния процес, но има особеността, че представлява единствената възможност, че данните се въвеждат ръчно, както ще се види по-долу.
3.3.2.) Определяне на необходимостта от закупуване: този етап, който отговаря на констатацията на административен факт, остава непроменен.
3.3.3) Издаване на поръчка: на този етап започват да се усещат предимствата на дигитализацията, системите въз основа на нуждите от покупка и избора, извършен от доставчика, ще издават цифрови поръчки за покупка, просто избрани от таблицата (списъка) на доставчиците цени на артикулите за закупуване, които ще бъдат изпратени по пощата със собствените кодове на доставчика.
3.3.4) Постъпване на поръчки - фактуриране: След като поръчките са получени, системите за фактуриране и складиране ще издават съответните фактури в цифров формат за регистрация и контрол и на хартия за подаване.
3.3.5) Вписване на стокови запаси - счетоводство - плащане: след като стоката бъде контролирана, системите на клиента ще могат да четат цифровите формати на фактурите за покупка за тяхното счетоводство и регистрация, без да е необходим какъвто и да е вид, без повторение на която и да е функция, изпълнявана в друг случай на процеса.
Пестенето на време и контролът върху регистрацията на документацията е несъизмерим, вместо хората да написват във фирмите, които купуват, точно както това, което беше въведено във фирмите продаващи, ще разполагаме с компютърни системи, които ще могат да четат автоматично цифрови файлове, включващи данните за покупките в техните таблици, 4) Заключения:
Вярваме, че нашето предложение променя концепцията за регистрация на търговски транзакции, факт, който вече се случва на банково ниво, където движението на пари е цифрово и с това се постига голям напредък в намаляването на разходите за регистрация., както и несъизмерима печалба от разполагането на информацията в реално време.
Ние твърдо вярваме в тази първа стъпка, светът на дигиталната ера едва започва, ако тази идея съзрее, ще достигнем до диалози между системи, способни да действат интелигентно и почти автономно, но това е друга история…
