Проектите се раждат като основен инструмент, използван от компаниите за да дадат отговори и да изградят решения, водещи до задоволяване на бизнес нуждите и постигане на целите. Ето защо проектът трябва да бъде свързан с бизнес казус, който е определен за задоволяване на потребност, допринася за постигането на бизнес цел, елиминиране на заплаха, възползване от възможност, превръщане на слабост в сила, подобряване на уменията, разширяване пазари за вашите продукти и услуги и спечелете предпочитанието на вашите клиенти, което в крайна сметка се превръща в по-високи продажби и печалби.
Въпреки това, колко пъти сме чували и чели за фрустрациите на организациите, които са инвестирали значителни финансови ресурси, изпълнявайки проекти, които са били отхвърлени или е трябвало да изразходват много ресурси за повторно извършване, адаптиране и повторна работа за адаптиране на продукти и продукти на посочените проекти, тъй като те не задоволяват бизнес нуждите и очакванията на Потребителите, за които са формулирани.
Много от тези проекти са обречени от самото начало, защото не са отделили достатъчно време за дефиниране и утвърждаване на изискванията, за избор на заинтересовани страни и за постигане на ангажираност и участие на МСП (експерт по предметни въпроси за съкращението му на английски език), които представляват основни елементи по време на проучването, определянето и утвърждаването на изискванията.
Нека си спомним, че МСП са работници с високо ниво на експертиза, познания и овладяване на работните места, процесите и продуктите на техните организации. По същия начин заинтересованите страни се определят като хората, потребителите или организациите, които имат интерес към развитието на проекта.
Коригирането на недостатъци и неясноти на изискванията, след като фазата на изпълнение на проекта е започнала, е изключително скъпа, тъй като включва преработка, редизайн на решения, продукти и резултати; Актуализиране на плана и на всички проектни документи, водещи до потребление на финансови, човешки и времеви ресурси, които не са планирани или предвидени в бюджета.
Въздействието е по-голямо при проектите, ориентирани по методологията на водопада, тъй като методологията предполага, че Изискванията са ясно дефинирани от самото начало и остават стабилни до конкуренцията на проекта, а след стартирането на проекта промените се контролират, намаляват и се избягват, доколкото е възможно. възможен.
Изискването може да бъде двусмислено или лошо дефинирано по много причини:
- Неправилна идентификация на заинтересованите страни, тоест списъкът е непълен, те не са всички, каквито са, нито са всички. Нивото на компетентност на заинтересованите страни, знанието, овладяването на бизнес процесите на техните организации не е подходящ. Липса на привеждане в съответствие и ангажираност на заинтересованите страни с проекта, защото те смятат, че ползата за техните собствени процеси или организация е малка или почти нищо. Малко ниво на влияние върху организацията за постигане на ангажираност на членовете на организацията, към която принадлежат. Неопитност на бизнес анализатора и анализатора на изискванията. Късно назначаване на ръководител на проекта, които трябва да бъдат посочени и упълномощени в писмото на проекта по време на процеса на иницииране, така че да може съвместно с бизнес анализатора (в случаите, когато съществува) и анализатора на изискванията да преглежда документите на бизнес казуса, Анализ на осъществимост и дефиниране на решението, извършено по време на фазата на обосновка на проекта, и което ще служи като входни данни по време на планирането.
Въпреки това, във всички вече споменати случаи отговорността се пада на ръководителя на проекта, който трябва да обърне специално внимание, за да гарантира, че изискванията са точни, че проектният екип има единично тълкуване на изискванията, които са били утвърдени от МСП, потребители и заинтересовани страни и са били кръстосани, за да идентифицират всеки конфликт между тях, и ако е така, изяснете го с другите заинтересовани страни и МСП за разрешаване на конфликта.
В допълнение, ръководителят на проекта трябва да гарантира, че всяко изискване може да бъде идентифицирано в решението, продуктите и резултатите, които трябва да бъдат произведени от проекта. Тоест, съществува механизъм, който позволява „проследяване“ на всяко изискване и продукта или доставката, който го съдържа.
В методологията Agile или Scrum промяната или предефинирането на изискване (Истории на потребителя) е по-лесно, тъй като предполага, че изискванията могат да се променят, не са статични, не изисква те да бъдат добре дефинирани от самото начало, циклите на спринта са повече кратки (от 2 до 4 седмици), няколко изисквания за всеки бекграунд на спринта (всички истории, които могат да бъдат изпълнени изцяло до края на спринта) и двусмислено изискване могат да бъдат отложени за по-късен спринт по време на срещата за планиране на спринта (спринт Среща за планиране).
И в двете методологии обаче ролята на заинтересованите страни и МСП все още е основна и неправилното идентифициране на тях и тяхното малко ангажиране може да повлияе на изпълнението на проектите, независимо от използваната методология, защото дори когато изглежда по-просто в Методиката Agile или Scrum за решаване на неясноти в изискванията ще зависи от нивото на ангажираност на заинтересованите страни и МСП да осигурят необходимото време, информация и бизнес знания, необходими за дефиниране и изясняване на изискванията или историите; и нивото на влияние на собственика на продукта (ръководител на проекта) върху организацията и върху заинтересованите страни.
