Открийте в 10 стъпки как да реализирате своята бизнес стратегия със знанията, които ВИНАГИ имате.
"… виждането на това, което е пред очите ни изисква постоянни усилия…" Не го казвам, каза Джордж Оуъл (1903-1950) британски писател и журналист.
И това е, че споделям изцяло това твърдение, тъй като много пъти сме пред нашите предприятия и не сме в състояние да видим много очевидни неща, докато някой друг не дойде, коментира ги и не отвори очите ви.
В тази статия ще говоря точно за това. Ще ви покажа как имате всички инструменти и знания, за да развиете успешно своята бизнес стратегия и да постигнете резултатите, които очаквате.
Трябва ви само работа и малко поръчка.
Бих се радвал, че след като прочетете тази статия, вие написахте в коментарите, за да ми кажете, че сте разбрали, че осъществяването на бизнес стратегия не е толкова трудно, което се случва е, че много пъти прескачаме поредица от стъпки, когато я изпълняваме и това прави Това, което правим, не работи.
Така че ще ви разкажа стъпка по стъпка всичко, което съм научил, като правя консултации по изо 9001 във връзка с планиране и постигане на бизнес цели за разработване на бизнес стратегия.
Тук ви оставям описание на всички стъпки, за да можете да разгледате какво ще прочетете по-долу:
Стъпка 1: Определете какво искате да постигнете
Тази стъпка изглежда много очевидна, но е важно да определим добре какво искаме да постигнем. Зад всяка бизнес стратегия има цел, която трябва да бъде постигната, нещо, което трябва да бъде постигнато.
Следователно това, което съставя всяка бизнес стратегия, е сумата от една или повече цели, които трябва да бъдат постигнати.
Ще се съгласите с мен, че ако сборът от една или няколко цели съставлява стратегията, откъде да започнем, е с ясно определение на тази цел, така че тя наистина да е цел за качество:
Когато ви кажа да дефинирате ясно целта е да я дефинирате така, че да може да бъде:
- разберете (опишете го по конкретен и недвусмислен начин) количествено (опишете го по такъв начин, че да може да бъде преброен и измерен) ограничено във времето (определете крайна дата за постигане на целта) постигане (трябва да бъде реалистична цел, може да бъде амбициозна но трябва да е постижимо)
Със сигурност сте чели целите на SMART безброй поводи… Не искам сега да се занимавам с тази тема, тъй като в интернет има толкова много статии.
Това, което искам да видите, са добре посочените и лошо посочени цели:
| Лошо посочена цел | Добре посочена цел |
|---|---|
| увеличаване на удовлетвореността на клиентите | увеличаване на удовлетвореността на клиентите с 5% в края на 2020 г. в сравнение с 2019 г., измерено чрез проучвания на удовлетвореността. |
| увеличаваме пазарния си дял със 7%. | Увеличаваме пазарния си дял до края на 2020 г. със 7% в сравнение с 2019 г. |
| постигнем 100% производителност в нашия семинар до края на 2020 г. (това не е реалистично) | Постигнете 80% производителност в нашия семинар до края на 2020 г. |
Виждате ли разликата? Лесно и логично нали?
Ако не полагаме усилия да определим добре целта, смятате ли, че останалите стъпки ще бъдат извършени добре за правилното изпълнение на стратегията?
Стъпка 2: С какъв продукт, услуга или процес ще достигнете целта си
Всичко, което сме планирали да постигнем в нашата стратегия, ще постигнете благодарение на продукт, услуга или процес във вашата организация.
За да обясня това, ще използвам предишните примери.
- Ако искате да увеличите удовлетвореността на клиентите с 5%, ще искате да го постигнете:
- Подобряване на процеса на обслужване на клиенти? Подобряване на процеса на обслужване след продажба? Повишаване на качеството на продукта (спецификации и функционалности), който доставяте? Повишаване на качеството на услугата (ноу-хау и потребителско изживяване) какво доставяш
- С конкретен продукт или с няколко? С конкретна услуга или с няколко? С нов продукт или със съществуващ продукт във вашата организация? С нова услуга или със съществуваща услуга във вашата организация?
Какво се променя, ако изберете една или друга опция? Определете го добре във вашата бизнес стратегия.
Стъпка 3: Какви задачи / работа трябва да се свършат
Вече сте дефинирали ясно какво искате да постигнете, разграничете се с какъв продукт, услуга или процес ще го получите и датата, на която искате да го получите.
Сега сте готови да започнете да правите списък със задачи, които ще ви доведат до постигане на това, което сте дефинирали преди.
Този списък описва всички дейности / задачи, които вие и вашият екип ще трябва да изпълнявате, за да постигнете целта, определена в предложения от вас краен срок. Можете да опишете всички един след друг, не се притеснявайте, в следващата стъпка ще ги разделите за всеки човек, който трябва да ги разработи.
Важното в тази стъпка е, че описаните от вас задачи са приведени в съответствие с вашата цел, която трябва да постигнете, тоест, че задачата, която ще изпълнявате, ще допринесе за постигането на целта.
Ако искате да увеличите удовлетвореността на клиентите, задача, съобразена с вашата цел, може да бъде „вземете курс за обучение / обучение на клиентите“. Напротив, не толкова добра задача може да бъде „поемане на счетоводен курс“.
Изглежда очевидно нали? Но гледай това.
За да направите списък със задачи, можете да използвате предварително проектирани шаблони, които Microsoft Excel ви предлага безплатно. Това е бърз начин да имате готов дизайн в рамките на един клик.
За да го получите, просто отворете приложението Microsoft Excel и преди да кликнете отново, разгледайте предварително проектираните шаблони. Кликнете върху тази, която е маркирана „Списък на чакащи задачи за проекти“.
Отворете го и го персонализирайте малко. Преименувайте колоните като:
- Име на задачата Уникално (U) или Периодично (P) лице, което ще го изпълни Разходи
За тази стъпка просто се съсредоточете върху изброяването на всички задачи и определете дали това е Уникална задача (U), тоест тя ще бъде извършена само веднъж или Периодична задача (P), ако това е задача, която трябва да се повтаря периодично.
Стъпка 4: Кой ще изпълнява задачите вътре и извън екипа
Това е стъпката, когато започнете да свързвате задачи и имена на хората от вашия екип.
Най-важното в тази стъпка е да вземете предвид вида на задачата, която трябва да се изпълни, и профила на човека, който работи с вас (знания, умения, опит, както и натовареността, която всеки човек има).
Изберете най-подходящите хора, които да изпълняват всяка задача.
Имайте предвид, че за изпълнение на бизнес стратегия не всички ресурси, които ще използвате, ще бъдат вашите вътрешни човешки ресурси, тоест вашите служители. Може да се наложи да отидете на пазара, за да възложите някои задачи / дейности, в които вашият екип не е специалист.
Може да се наложи да подобрите уебсайта си, за да подобрите потребителското изживяване при пазаруване в мрежата и трябва да използвате външен професионалист за него.
Или може би трябва да наемете обучение за обслужване на клиенти или курс за оптимизация на процесите и т.н.
Следователно, задайте всяка задача на всеки човек и посочете с името на лицето, ако това е вътрешен ресурс на вашата организация или външен.
Занесете го във вашия Excel и започнете да възлагате задачата на човек от вашия екип или външен професионалист и го напишете в колоната "Лице, което ще го изпълни."
Стъпка 5: Нужди от обучение / вътрешно и / или външно обучение?
Ако лицето, което сте избрали да изпълнявате задача, не може да я изпълни поради натовареност или по друга причина, но има необходимите знания за това, може да предаде това обучение на друг член на екипа, за да изпълни предложената задача / дейност.
Но понякога, въпреки опитите да намерите най-добрия профил в организацията си, за да изпълните стратегическа задача, не винаги ще намерите идеалния човек. В този случай може да се наложи да прибягвате до наемане на обучение за този човек или тази група хора, както описах в предишната стъпка.
Поискайте оферти / бюджети, за да анализирате на следващата стъпка каква е цената за нея.
Стъпка 6: Колко пари ще струват?
Ще се съгласите с мен, че цялата работа, която вие, вашите служители или външен професионалист вършите, има разходи.
Изпълнявайки всички тези задачи за осъществяване на вашата стратегия е ясно, че тя също има разходи, но колко? Това е, което ще ви помогна да анализирате.
Когато разработваме нашата бизнес стратегия, разработвайки серия от задачи, според мен има два вида разходи:
- Вътрешни разходи: цената / час на всеки служител и вашия собственик като ръководител / директор.Външни разходи: цената / час на работата, извършена от външен персонал.
Този момент е деликатен момент, който трябва спокойно да анализирате, за да знаете дали стратегията, която разгръщате и след това се изпълнява, е жизнеспособна или не във вашата организация. Това е реалност като храм…
Можем да направим хиляда неща, за да постигнем нашите бизнес цели, но е много вероятно много от тях да не са жизнеспособни.
Всеки бизнесмен би искал да се появява в телевизионни реклами в най-популярните моменти, в които се популяризира неговият продукт / услуга, но всички знаем, че този разход не би могъл да си позволи 95% от компаниите в дадена страна.
Така че това, което трябва да направите, е да направите малък анализ за това какво ще ви струва да изпълните своята бизнес стратегия.
Както в стъпка 3 вече сте определили задачите, които ще се изпълняват, и в стъпка 4 кой ще ги изпълнява, вие имате по-лесно да направите това изчисление.
Занесете го във вашия Excel и изчислете часовете, които лицето ще ви отнеме, за да изпълни тази задача, и го умножете по цената на цената / час.
Ако външният специалист изпълнява задачата, вие имате по-лесно, тъй като те ще ви предложат оферта / оферта за това колко струва тяхната работа.
След като назначите всички разходи, добавете ги и ще имате разходите за изпълнение на стратегията си в периода, който сте планирали да имате крайния срок за постигане на целта.
Част от всички тези разходи, както може би си представяте, са представени от вътрешните разходи, които се генерират от вашите собствени работници за часовете, в които те изпълняват тези задачи.
Тези вътрешни разходи не означават допълнителен отток на пари от вашата хазна, тъй като са включени в заплатата, която им плащате (освен ако не трябва да правят извънреден труд), но това, което ще означава, е намаляване на тяхното производство. Ако разработват задачите, съставляващи бизнес стратегията, те няма да изпълняват обичайните си задачи, следователно производството им ще бъде намалено.
Но колко изчерпване? все още се чудите. За да го изчислите, можете да добавите още една колона към вашия Excel и да наречете тази колона „Часовете не са произведени“. Изчислявате го бързо, тъй като в предишната колона сте умножили (часа * цена на всеки човек).
С цялата тази информация можете да си зададете тези въпроси:
- Мога ли да приема тези външни разходи за изпълнение на стратегията? Мога ли да приема тези вътрешни разходи, преведени в непроизводителни часове в световен мащаб? Мога ли да приема тези вътрешни разходи, преведени в непроизводителни часове за всеки служител?
Ако всички отговори са да, поздравленията преминават към следващата стъпка.
Ако някой от тези отговори е отрицателен, трябва да се върнете към стъпка 3 или 4, за да премахнете или замените задачи или да преназначите задачи на други хора.
Но не се плашете, защото това изглежда много сложно и уморително да се върнете назад, вие го получавате много бързо с Excel. Той просто премахва или заменя задачите и преназначава отговорните за изпълнението им и преизчислява разходите.
Без да се налага да напускате Excel, вие правите всичко.
Стъпка 7: Приоритетни задачи:
Вече имате всички изброени задачи, имате разходите и знаете, че тя е жизнеспособна за вашата организация.
Сега е ваш ред да дадете приоритет. Какви задачи се правят първо? Тук бих си задал три въпроса:
- Има ли задачи, които зависят от постигането на други, които първо трябва да бъдат изпълнени? Има ли задачи, които след като съотношението им на рентабилност (печалба / инвестиция) се изпълни, са по-големи от другите? Има ли задачи, които имат по-голямо въздействие от другите за постигане на предложената цел ?
С тези отговори вече имате начин да приоритизирате задачите.
Можете да поставите тази поръчка във вашия Excel, просто като копирате и поставите.
Стъпка 8: Изпълнете задачите:
Тази стъпка е важна, тъй като имате списък със задачи и ще започнете да ги изпълнявате, но кой ден от седмицата / месеца? Кое време на деня?
За да направите това по подреден начин и да го предадете на вашия екип, трябва да планирате тези задачи и да зададете деня и часа на седмицата / месеца, в който те ще бъдат изпълнявани.
Може би има ден и час от седмицата, в които производството на вашата компания е по-ниско. Възползвайте се и поставете тези задачи там, ако можете.
Можете да се срещнете с всеки човек, за да планирате и планирате деня и часа на седмицата, в които ще се изпълняват задачите.
За целта използвам Google Календар.
Можете да използвате цветен вентилатор, за да определите дали те са уникални или повтарящи се задачи.
Ако вие или вашите служители не използвате това приложение, аз бих започнал да го правя, защото е много интуитивен и лесен за използване. Така избягвате да носите дневен ред на хартия и винаги можете да го видите дори през мобилния телефон.
Стъпка 9: Проследяване на задачите и измерване на резултата.
Проследяването на напредъка и изпълнението на задачите е нещо, което никога не можете да забравите. Той представлява най-важната част от контрола на стратегията, за да видите дали се справяте добре или не.
Ако не сте успели да получите отзиви за напредъка, сигурен съм, че ще се видите в края на периода, който сте уговорили, за да постигнете целта с много неизвършени задачи, с проблеми или неоткрити грешки, със задачи, назначени зле… Накратко, с целта ви, без да постигате.
Чрез редовен мониторинг на стратегията и задачите, зададени за нея, вие избягвате тези изненади в крайна сметка и имате време да канализирате грешки, проблеми, възможни реорганизации на задачи и т.н.
Очевидно запишете този мониторинг във вашия Excel. За това тя включва последната колона с името „Проследяващи бележки“.
В тази колона напишете бележките, които смятате за необходими, когато следвате задачите с лицето, отговорно за изпълнението им.
Попитайте го как се справя с всяка задача, дали е имал проблем и дали го е изпълнил във времето, което сте планирали.
Нивото на изпълнение на задачата може да бъде записано в същата колона B, вътре в клетката. Чрез задаване на ниво на процент на изпълнение, Excel автоматично ще попълни вашата зелена лентова диаграма. Така с един поглед можете да видите как е изпълнението на всички задачи.
Никога не презаписвайте вашия Excel файл и запазвайте промени, защото ще загубите информация между случилото се в един период на измерване и друг период.
Вместо това поставяйте дата (ден - месец - година) всеки път, когато проследявате. Това се постига чрез двойно щракване върху името на листа, както можете да видите на тази екранна снимка.
За следващото измерване копирайте и поставете този лист и поставете друга дата върху него. По този начин никога няма да загубите информация между един и друг период.
За да направите това, щракнете с десния бутон върху името на листа, щракнете върху "Преместване или копиране" и след това поставете отметка в квадратчето "създаване на копие".
Стъпка 10: Вземете решения относно постигнатия резултат
Тъй като в предишната стъпка сте се срещнали с хората, които изпълняват задачите, възползвайте се от техните отговори, за да знаете дали сте направили грешка или не, когато възлагате тази задача на този човек и прогнозния час.
Ако трябва да пренаредите задача или да направите нови задачи, време е да я направите и модифицирате вашия Excel.
Е, това са 10-те стъпки, които исках да ви изложа, за да видите, че имате всички знания на една ръка разстояние, за да изпълните своята бизнес стратегия с гаранции, че тя ще работи.
Ако тази публикация е успешна, ще напиша друга публикация, за да ви науча как да съставяте балансирана карта с показатели и да можете да следвате тази стратегия визуално.
библиография
- Уикипедия:
