В момента с големия растеж, който имат информационните системи и Интернет, започна и растежът на Интранет, който се прилага в компании на корпоративно ниво, които се стремят да съдържат приложенията, които се използват във фирмата и по този начин имат всички услуги и приложения на едно и също място, където всеки служител на компанията може да има достъп, за да управлява и комуникира данни, информация и знания. Въпреки това, като всяка нова система, тя има своите предимства и недостатъци, така че трябва да знаете добре и да знаете как да я приложите, за да работи успешно.
Някои автори споменават някои правила, които трябва да следвате, така че развитието на Интранет в една компания да е успешно, тук ще бъдат споменати някои от тези точки. Струва си да се спомене, че не само следвайки точките ще бъде постигнат общият успех на системата във фирмата, на първо място, трябва да е възможно да се наруши парадигмата, която съществува при повечето хора по отношение на драстичните промени, като например промяна на начина, по който в момента се работи за използване на интранет технологията; И накрая, трябва да е ясно, че успешното внедряване не само е достатъчно, трябва да се спазва и план за поддръжка и актуализация, който ще помогне да поддържаме актуалната система.
През последните години много компании планират или вече са въвели корпоративен Интранет в своята система, около 80 процента от компаниите са решили да подобрят системата си за разпространение на информация чрез внедряването на Интранет.
Но какво точно е Интранет?
В статия за внедряването на корпоративния интранет, Wagner, Cheng и Baratz (2002) обясняват по принцип интранета като " частна мрежа от компютри, които разговарят с другите чрез общ протокол или език…". Нека обясним това на части, частна мрежа означава, че до нея могат да бъдат достъпни само членове на организацията, към която принадлежи този Интранет; като казва, че те говорят с другите чрез общ протокол, той ни казва, че компютрите в тази мрежа могат да комуникират помежду си, като споделят информация, използвайки същия език.
По принцип Интранетът, както и мрежите, могат да бъдат съставени само от два компютъра, както и хиляди от тях, които могат да бъдат разположени на едно и също място или дори в различни страни.
Много компании, които сериозно обмислят да използват тази мощна информационна технология, и много други, които вече се възползват от нейните предимства, имаха важни въпроси.
Един от въпросите, които трябва да бъдат взети под внимание, е този, който се отнася до конкуренцията, клиентите и доставчиците, ако те вече използват тази технология, най-честият отговор е „да“ и дори в някои случаи да не беше. Човек трябва да си помисли, че с бързия растеж, който Интранетът има, скоро всички ще се включат и това, че бъде оставен, би означавало да бъде остарял.
Друг важен въпрос е дали използването на тази нова технология е безопасно, дали е възможно да се използва обществена мрежа като Интернет за бизнес приложения, без да се контролира какво или как работи. Пример, който може да ви помогне да отговорите на този въпрос, е използването на телефон и факс, които са обществени мрежи, много подобни на Интернет и които се използват за извършване на важни бизнеси. Както знаем, че сигурността е много важна, но обществените мрежи се използват за важни транзакции.
И накрая дългоочаквания въпрос, можете ли да очаквате бърза и достатъчна възвръщаемост на инвестицията? В действителност разходите за внедряване на Интранет не са много високи и възвръщаемостта на инвестициите им обикновено е бърза и си струва, но трябва да бъдете внимателни при реализацията на интранет проект, внимавайте да не надвишите времето за внедряване, което имате планирано, когато правите избора на технология, която да използвате.
Има няколко причини да започнете да използвате Интернет, но има две важни от тях, споменати в една от статиите му от Блан (1998), „Първо, Интранетът може да подкрепи вашите инициативи за реинженеринг и може да покаже допълнително всеки анализ на ползите и ползите…, Втората причина е, че Интранетът представлява фундаментална промяна в технологиите, която може да се превърне във важен бизнес инструмент… "
Както беше видяно, Интранетът може да даде няколко предимства, въпреки че ръководителите почти винаги се стремят да намерят ползата, която може да донесе парично погледнато, тоест възвръщаемостта на инвестицията (ROI за съкращението си на английски "Return on Investment"), което може да се измери в зависимост от повишаването на нивото на качество на комуникацията и как е било възможно да се заменят традиционните форми на комуникация, това може да се види, тъй като с Интранет се постига значително намаляване на традиционните форми на комуникация, като напр. печатът и комуникацията между хората са причина за намаляване на разходите.
За да постигнете успешен интранет, трябва да инвестирате в добър дизайн на архитектурата на информацията, за да избегнете интранета на организацията да не се развие според очакванията.
Успешният Интранет изисква планиране и дългосрочна стратегия; не можете да мислите да имате успешен Интранет след 3 или 6 месеца, напротив, за постигането му са необходими 5 години.
Има много автори, които предлагат стъпки, които да следвате, за да постигнете успех във внедряването на Интранет в компанията, тук ще бъдат споменати някои от тези стъпки.
За добър интранет дизайн трябва да се имат предвид следните точки:
1. Разработете Интранет следвайки бизнес приоритетите
Всички цели и приоритети на Интранет трябва да бъдат отражение на установените за компанията, които се стремят да постигнат целите и задачите, които потребителите изискват.
2. Определете показателите, които да използвате за оценка на напредъка
Важна част от етапа на интранет планиране е определянето кои показатели ще бъдат използвани за анализ на успешния напредък на проекта.
Например, един от начините за измерване на успеха на Интранет е да се провери трафика в мрежата, но това може да бъде полезно само когато проектът току-що е стартиран, тъй като може да се провери по този начин колко заинтересовани са служителите. използване на технологии.
Но с течение на времето истинският начин за измерване на успеха е чрез проверка на напредването на производителността в бизнеса, което би могло да бъде обхвата на възвръщаемостта на инвестицията (възвръщаемост на инвестицията). „Трудна“ възвръщаемост на инвестицията ни казва, че интранетът се използва като заместител на много от скъпите вътрешни методи; Една „мека“ възвръщаемост на инвестицията ни помага да определим количествено колко служители са се възползвали от използването на Интранет при изпълнението на своите дейности.
3. Получаване на представителство на изпълнителната власт
Един от начините да привлекат служителите да се интересуват от използването на нова информационна технология е, като старши ръководители да дадат пример, служителите виждат, че техният директор и / или мениджър се възползват от интранета ще последват по техните стъпки, 4. Създайте членство в служителите
Не само висшето ръководство трябва да бъде включено в проекта на новата технология, Интранет, също и служителите трябва да бъдат включени и колкото по-дълбоко е, толкова по-добре ще бъде. Трябва да се търси, че служителите участват в проекта от неговото създаване, преди, по време и след стартирането, като по този начин създават усещане за принадлежност към проекта.
Много добър съвет за висшите ръководители е да уведомят служителите добре за проекта и да им позволят да дадат своите гледни точки, тъй като предложенията могат да бъдат много полезни за успеха на старта, това просто означава, че ръководителите трябва да са отворени да чуете перспективите на служителите.
5. Централизирайте инфраструктурата, децентрализирайте съдържанието
Когато говорим за централизирана инфраструктура, тя се отнася до техническа инфраструктура, както и проследяване на стандартен дизайн и реклама, които позволяват успешното развитие на Интранет.
Децентрализирането на съдържанието означава само, че трябва да се създаде механизъм, чрез който да се допуска участието на онези, които изпитват желание да допринесат за съдържанието на Интранет, трябва да бъдат получени всички предложения и анализ на това, което би било от полза за успех на проекта, търсене на сайта, за да има най-доброто съдържание, най-подходящото и ефективно.
Силно препоръчителен вариант е да се позволи представянето на съдържанието на страницата да бъде персонализирано, като по този начин можем да постигнем децентрализация на съдържанието и в същото време да създадем усещането за принадлежност на служителите, като използваме инструмент, който е „ сами са проектирани, поне в презентация и съдържание.
6. Познавайте потребителите
Една от големите грешки, допуснати при стартирането на този тип проекти, е проектирането на тяхното съдържание според това, което искате служителите да знаят. Обикновено Intranets, които са проектирани според нуждите на служителите, а не тези на ръководителите на компанията, са успешни. Въпреки че тези данни може да са противоречиви, тъй като в предишни точки е коментирано, че е необходимо да се стремим да следваме приоритетите на компанията, но също така е много вярно, че служителите също знаят тези приоритети и според тях те знаят какво трябва да имат за добро изпълнение на работата.
Много важен момент тук е непрекъснатата промяна, която сайтът трябва да претърпи, тъй като потребителите, в случая служители, постоянно променят своите нужди.
В допълнение към това е необходимо да се познават добре инструментите, от които потребителите се нуждаят за показване на информацията, представена на интернет страницата, например, PDF файлове тип няма да бъдат поставяни, когато няма преглед на този тип файлове. Това би намалило производителността на служителя.
7. Започнете с полезно приложение
Повечето служители се нуждаят от основателна причина да започнат да използват новия проект, интранет и много полезен стимул е да имат на този сайт някакво полезно приложение за изпълнение на дейностите си и това ги мотивира да се върнат да посетят страницата, Конкретно от коя кандидатура трябва да започне проектът може да варира в зависимост от нуждите на компанията, тъй като всички компании имат различни нужди и могат да варират във времето.
8. Съхранявайте съдържанието свежо, силно и забавно
Страната в интранет изисква нейното съдържание да се актуализира всеки ден, ако не, потребителите няма да се чувстват мотивирани да го посещават, тъй като ще чувстват, че съдържанието е остаряло, че не е актуализирано, което от своя страна би означавало, че информацията които биха могли да получат от там, няма да им е от полза. Не забравяйте, че ключов момент е качеството на съдържанието, а не количеството, защото не става въпрос за запълване на сайта с нерелевантна информация.
Добре известно е обаче, че в сайта ще има някои страници, които няма да изискват актуализиране толкова често, колкото други, но трябва да се стремите страницата със съдържание да бъде възможно най-свежа и точна.
Добър начин да направите това е чрез промяна на външния му вид, добавяне или премахване на изображения, промяна на основните цветове, с които е започнал, и по този начин основни детайли, като се стремите да не уморите потребителя с използването на сайт, който винаги има еднакъв външен вид.
9. Непрекъснато рекламирайте "сайта"
Добър инструмент, който насърчава потребителите да използват Интранет, е публичността, която може да получи.
Добрата публичност, като например показване как Intranet е била полезна за много други потребители, помага да се увеличи броят на хората, които искат да се възползват от използването на този инструмент.
Постигането на повече потребители и постоянното им поддържане е трудна задача, която рекламата трябва да постигне, за да увеличи ползите за повече потребители и по този начин да накара компанията да расте.
10. Бъдете търпеливи и се стремете към непрекъснато усъвършенстване
Последна точка, но не по-малко важна, е постоянният растеж и търсенето на подобрения за сайта. Интранет без тези функции няма да продължи дълго и ще се провали с течение на времето.
Успешната интранет трябва да бъде в непрекъснато подобрение и да се съпровожда с нуждите на потребителите. Всичко това изисква време и търпение, но дава голямо удовлетворение.
В много случаи Интранетът може да започне само с някои полезни приложения за потребителите и с течение на времето и с подобрения, които може да стане, както Guenther (2003) споменава в една от своите статии „… това е най-важният инструмент за производителност в ръцете на служителите… ”.
Както виждаме, добре управляваният интранет може да се превърне в много мощен инструмент за компаниите. Очевидно е, че като всеки нов проект изисква време и много добри познания на потребителите, към които е фокусиран.
Понастоящем все още има много компании, които не са въвели този инструмент за ежедневното изпълнение на своите дейности, но не би трябвало да отнеме много време това да се случи, тъй като все повече и повече добавят към предимствата и тези, които не са изоставане с една стъпка назад по отношение на технологиите.
Но не става въпрос само за внедряване на технологии и сега, ние трябва да помним, че както всичко останало, той се нуждае от актуализации и поддръжка, тъй като технологиите са винаги в движение и непрекъснато усъвършенстване и ако не следваме стъпката, биха ни подтикнали да остареем, което прави нашия инструмент успешен. първоначално в инструмент, който ни застоява в миналото и не позволява на компанията да се развива правилно и успешно.
библиография
Вагнер, Уилям П., Чунг, QB, Барац, Тод. (2002 г.). Внедряване на корпоративни интранети: поуки от две високотехнологични фирми. Индустриално управление и системи за данни. стр. 140-145.
Блан, Джерард. Интранетът: първо отговорете на въпросите. (Технологична информация).
Гюнтер, Ким. (Януари / февруари 2003 г.). Направете стъпки за интранет успех. Онлайн. P. 66.
Макговърн, Гери. Интранет комуникация срещу традиционната комуникация. 25 ноември 2002 г.
Уивър, Бет. (Юни 2003 г.). Корпоративен интранет, проправящ пътя. Hoosier Banker. P. 26.
