Въведение
Информацията е набор от данни, които преди това се контролират и организират, създават съобщение въз основа на истинен акт.
Информацията в организациите е от голямо значение, тъй като увеличава знанията на хората, помагащи им да вземат решения и да постигнат целите на Организацията.
Компаниите са по-компетентни, защото вземат информация от средата си, разбират от какво се нуждае клиентът, за да им предоставят по-добра услуга. За получаване на информация се използват външни източници, които могат да бъдат първични, вторични, вътрешни и външни.
Неясната информация е неясна и неточна информация, която пречи на лидерите и отделите на дадена организация да могат да решават проблеми и да взимат добри решения.
В процеса на обработка на дифузна информация тя трябва да се използва от висшето ръководство на компанията, тъй като тя отговаря за предлагането на информационните нужди.
1. Информация
Информацията е набор от данни, които са били предварително наблюдавани и организирани, което помага да се създаде съобщение въз основа на истинен акт.
Данните се възприемат чрез сетивата и след като се интегрират, в крайна сметка генерират информация, необходима за получаване на знания. Мъдростта се счита за способността да се преценява по подходящ начин кога, как, къде и с каква цел се използват придобитите знания. (Определение, 2008/2013)
Когато се придобие информация, състоянието на познанието на всеки човек се променя, което ни позволява да вземаме решения и да решаваме проблеми.
1.1 Информация в рамките на компаниите
Една компания е по-компетентна, когато знае как да се възползва от информацията, открита в нейната среда. Това, което наистина е важно за организациите, е, че информацията генерира по-големи знания в членовете на институцията, за да им позволи да вземат решения, които помагат за постигане на целите или целите, предложени в компанията.
Уместността на информацията в организациите е описана в следните точки:
- Той трябва да изпълнява основната функция, а именно да увеличи знанията на хората и да намали несигурността, която имат, тоест да помогне на потребителите в организацията да вземат решения, водещи до постигане на предложените цели и цели. За да може да генерира конкурентоспособност, това не само зависи от капацитета на институцията да може да предложи продукт или услуга с по-добра цена от тази на своите конкуренти, тя трябва да включва това, което потребителят наистина иска или да види кое е най-много стойности, като качество, обслужване или следпродажбено внимание. За да постигне това, компанията трябва да получи информация, която произхожда от нейната среда.Той трябва да интегрира звена на организацията, тъй като получената информация в някои области може да бъде много полезна за други, въпреки че очевидно не са свързани Подобряване на производствените и административните процеси, те се постигат благодарение на информацията, която обогатява знанията на човешки ресурси.
1.2 Източници на информация
На всяко ниво на организацията се изискват различни видове информация, например:
На най-високото ниво, където са ръководителите и мениджърите, е необходима информация за проектирането на стратегии, които помагат да се определи посоката на компанията, този тип информация обикновено е специфична и точна.
На средно ниво той се състои от мениджъри и администратори, тук може да се изисква по-подробна информация, отколкото на по-високо ниво за проектиране на търговски стратегии.
На оперативно ниво, където операторите, продавачите да споменат няколко, е необходима информация за извършване на дейностите и трябва да бъдат по-подробни, отколкото на средно ниво.
За да се придобие информацията, се използват „източници на информация“ и те се разделят на вътрешни и външни източници.
Вътрешни източници:
Те са, в които движението на информация е в рамките на компанията, информацията се съхранява така, че да е насочена особено към тези, които вземат решенията на компанията. Те могат да бъдат вътрешни бази данни, които позволяват достъп до информация на клиента; финансовите отчети, които предоставят информация за финансовото състояние на предприятието, отчет за запасите, запис на продажбите, запис на разходите, за да назовем няколко.
Външни източници:
Те са тези, които са извън компанията, където можем да получим информация относно тенденциите, предпочитанията и това може да бъде интернет, помещения на конкурент, доставчици, дистрибутори, клиенти, публикации и други.
Информационните източници също могат да бъдат класифицирани в първични и вторични.
Основни източници:
Информацията се получава директно от компанията, като цяло е по-скъпа от вторичните източници и се използва, когато информацията е неадекватна, оскъдна и когато тези източници не съществуват.
Примери за първични източници; анкетирани хора, интервюта или анкети за пазарни проучвания, записи на продажби, персонал по продажбите.
Вторични източници:
Тези източници предоставят информация или данни, които вече са публикувани или събрани за различни цели от сегашните, са евтини и се получават бързо, поради което те трябва да се използват преди основните източници на информация. Примери са: търговски бази данни, държавни образувания, статистически институти, университети, търговски палати, библиотеки, вестници, списания. Книги, публикации и т.н.
2. Размита информация
Това е неясна информация, неточна за идеално разбиране. Дифузната информация блокира организациите да разберат смисъла на информацията.
Информацията може да е неясна в ситуации, когато взаимосвързаните данни не могат да бъдат измерени за анализ. Като пример имаме източник на вътрешна информация, в това се измерват получените данни от записа за продажбите, следователно информацията е ясна за разбиране и анализ, но в основните източници, като проучване на пазара, може да има различни променливи за мярка, тъй като субективните аспекти на продукта стават дифузна информация.
Управлението на дифузна информация във фирмите е от голямо значение, тъй като можете да разполагате с голям обем данни, но ако тя не може да бъде обработена ясно, това няма да помогне на ръководителите и отделите на институцията да вземат добри решения.
Управление на размита информация
(Cancino Velásques, 2012)
3. Процес на обработка на дифузна информация
Процесът трябва да се осъществява от висшето ръководство на организацията, тъй като тя отговаря за предлагането на информационните нужди от стратегическа гледна точка.
3.1 Необходимост от информация
Тя възниква със загрижеността на знанията за:
- Вътрешна и външна среда на организацията: Трябва да познавате екологичните, социокултурните ситуации, маркетинговите планове, работните ситуации, националната или местната икономика, позицията, която имате в конкуренцията, и др. Организационни интереси и цели: какви са те притесненията, интересите, нуждите, които компанията може да задоволи Клиентите: Трябва да се знае какви нужди може да покрие производствените или експлоатационните системи: това са системите, където капацитетът на компанията е съсредоточен, тъй като отговаря за предоставянето на продуктите за клиентите по такъв начин, че е важно какъв тип система трябва да се използва за по-добро продуктово предложение Технология: Трябва да се знае, тъй като производствените разходи могат да бъдат спестени и могат да бъдат по-ефективни.
3.2 Търсене на информация
За да можете да го осъществите, важно е да знаете какви са нуждите на информацията, препоръчително е да се подготви график на дейностите, който съдържа следното:
- Задачи за постигане на организационни цели Подредете дейностите в логичен ред на действие Определете ресурсите и средствата, които ще се използват Определете времето за изпълнение.
3.3 Получаване на всякакъв вид информация (дифузна информация)
Обичайно е, че когато се търси информация, се получава голямо количество некласифицирана, неорганизирана, нестабилна информация, създаваща впечатление, че й липсва вещество и форма. За да се определи дали получената информация е дифузна, трябва да се зададат следните въпроси: адекватна ли е на бизнес нуждите на компаниите? Точна и пълна ли е? Надеждна ли е? Достъпна ли е за членове на организацията?
3.4 Използване на инструменти за намиране и получаване на ясна информация
Те възникват с необходимостта от изясняване и улесняване на разбирането на информацията. Някои инструменти, които могат да бъдат полезни за работа с размита информация, са споменати по-долу.
Количествен анализ на данните
Количествената информация обикновено е по-ясна, тъй като се дава числово. Неговото измерване и анализ може да се извърши с познания за използването на различен софтуер, който улеснява получаването на информация за вземане на решения.
Качествен анализ на данните
Тези данни са по-трудни за анализ, тъй като се измерват въз основа на субективни понятия, така че информацията става дифузна. Чрез различни евристични методи могат да бъдат предложени няколко решения, а в някои случаи методите, използвани от специализиран софтуер, могат да генерират идеално решение.
Дифузна логика
Размитата логика е процедура, която предоставя прост и привлекателен начин за получаване на заключение от неясна, неточна или непълна информация, като цяло неясната логика имитира човек, когато взема решения въз основа на информация със споменати характеристики.
Това е техника на изчислителна интелигентност, която позволява да се обработва информация с високо ниво на неточност.
3.5 Оценка на информация
Този етап е подходящ, тъй като определя как да се отговори или реагира на целите или информационните нужди.
За да изпълните оценката, трябва:
- Определете целите на оценката Разграничете от общата към конкретната информация Прилагайте подходящите критерии за улавяне, подбор, интегриране и организиране Предоставяне на съгласуваност на информацията Разграничаване на факти от мнения Намерете различни гледни точки за информацията и ги обсъдете Обратна информация за действията, които се извършват Бъдете в състояние да видите еволюция на информационната работа Разграничаване между първични и вторични източници
Причини за прилагането на оценката
- Тъй като старшият мениджър го изисква Да разреши модификации като част от планирането Да може да документира резултати или въздействия върху организацията Да предоставя мнения, които дават нови перспективи
3.6 Контрол на преработката и производството
Тази обработка се извършва с цел да се разберат, означават, локализират и диференцират във времевото пространство, да се знае, да се изрази и да се убеди, така че по-късно да бъде от полза за организацията и да постигне успеха си.
Някои от дейностите, извършвани за този етап, са споменати по-долу.
- Синтезирайте, организирайте и представяйте информация Бъдете в състояние да извършите анализ и синтез на информация Отразяване и заключение Овладяване на основни техники за писмено изразяване Изготвяне на доклади Използване на очертания Интегриране на парафразиране, преобразуване на информация по някакъв начин Използване на таблици Използване на графики Знание как да напишете есе Не копиране и поставяне Използвайте синоптични таблици
Всичко това ще помогне за генериране на навременни и ясни комуникационни инструменти, които отговарят на реалната информация или комуникационни изисквания.
3.7 Вземане на решения
Основният инструмент за добро вземане на решения е ясна, достоверна и навременна информация, тъй като тя е като суровината за висшите мениджъри по отношение на тяхната решителност, можем да кажем, че колкото по-високо е качеството на информацията, толкова по-качествено е решението. решение.
4. Комуникация при управлението на дифузна информация
Комуникацията е ключов фактор в организациите, тъй като чрез нея протича информационният поток между различните области, които се състоят от нея. Комуникацията може да се осъществи хоризонтално, когато хората се считат за еднакъв или вертикален, когато се случва между началници и подчинени.
За да се улесни разбирането на информацията, е необходимо тя да е ясна и сбита, което води до комуникационен процес
заключение
Дифузната информация създава редица проблеми във фирмите, засягащи икономиката и дейността им, поради което нейният анализ и оценка с помощта на инструменти е от жизненоважно значение, за да има добро вземане на решения.
Библиографски справки
- Cancino Velásques, JA (19 юни 2012 г.). WordPress. Получена от Grow Business. (20 април 2012 г.). Разрастване на бизнеса. Получено от http://www.crecenegocios.com/fuentes-de-informacion/Definicion. (2008/2013). определение на. Получено от http://definicion.de/informacion/Osorio Cortes, CA (21 май 2013 г.). Gestiopolis. Получено от http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/manejo-de-informacion-difusa-en-las-organizaciones.htmUCLA. (SF). UCLA. Получено от
