1. Общ подход
Настоящата работа се извършва с цел да се синтезират по прост начин функциите и дейностите, които Контролерът на дадена компания трябва да извърши, в съответствие с последователния ред, който тяхната услуга следва от момента на влизане в организация, преминавайки през специфичната работна среда, в която ще оперира, и дори резултатите, получени от развитието на нейната работа и анализа на бъдещата прогноза, която предприятието отразява.
Като основна информация и за да можете да намерите по полезен и практичен начин полето на действие на контролера, е много важно да споменем, че това е неразделна част от административния процес на една организация, който се състои от четири стъпки и е общоприет в следния ред на понятията:
Планиране - Организация - Посока - Контрол.
В допълнение към горепосоченото е удобно да се коментира, че Службата за контрол е произтичаща от необходимостта в рамките на дадена организация да се прилагат процедури, регулирани от политики (анализирани преди това), строго прилагани за всички области на предприятието, за да се постигнат целите институционални институции и като личен критерий, търсейки по всяко време обща полза за всички преки и косвени членове, които работят с и за организацията.
2. Определение за вътрешен контрол
Концепцията, която ни засяга, има различни значения и области на действие за нейното прилагане, това се дължи на голямото разнообразие от завои и цели, за които искате да внедрите контрол в работата и администрирането на всяко образувание, като последното е най-често срещаното, т.е. тези, които като цяло трябва да се защитят и оптимизират различните ресурси, които организацията има.
Според горното и за да разберем по прост начин какво е вътрешен контрол, ще вземем определението на одиторските стандарти и процедури на Мексиканския институт за публични счетоводители, което буквално заявява, че:
Вътрешният контрол се състои от политиките и процедурите, установени за осигуряване на разумна увереност за възможността за постигане на специфичните цели на предприятието.
(Бюлетин 3050, параграф 6 от стандартите и процедурите за одит на IMCP, 27 издание, 2007 г.).
3. Академичен и работен профил на Comptroller
Академичният профил, който е необходим за изпълнение на функциите на Comptroller в рамките на една компания, обикновено е този на специалистите, които са титулувани под следните степени:
• Администрация.
• Счетоводство.
Горното се дължи на по-прикрепеното ръководство, което тези професии имат по отношение на административния процес на дружество, процес на който контролът е неразделна част, както беше споменато по-горе в параграф 2 на точка 1 от настоящия документ.
Профилът за работа, който обикновено се изисква за контролера, трябва да свързва (в допълнение към вече споменатия академичен профил) с опита и да се съсредоточава върху счетоводните, финансовите, правните и административните функции, чието изпълнение и приложение трябва да ги подкрепят и документират с регламенти и / или законодателство, което се прилага за всяка функция. Отношението на контролера трябва по всяко време да бъде насочено към правилното прилагане на Административния процес за постигане на цели, за което той ще изисква постоянна намеса и участие във всички процеси в различните области и отдели, които организацията има.
Заслужава да се спомене, че лидерството и съпричастността ще играят важна роля при изпълнение на техните задължения.
4. Конкретни цели на контролера във всяка компания
Във всяка организация и в зависимост от дейността и обхвата, в който се извършват нейните операции, ще бъдат установени нейните общи цели. Въз основа на гореизложеното ще трябва да се определят специфичните цели във всяка област и за тази цел ще бъде удобно да се разгледат следните основни аспекти: Ефективност и ефикасност на операциите; надеждността на финансовите отчети и спазването на закони, правила и разпоредби, които са в рамките на административни действия.
(ЧАРИ Родригес, Алирио. Вътрешен контрол и принципите на оценката на управлението в държавните образувания 1-во издание).
Ето защо и въз основа на горепосочените основни аспекти ще бъде важно да се установят специфичните цели заедно с висшето ръководство на компанията, като същевременно се преразглеждат средствата, чрез които те възнамеряват да постигнат.
5. Местоположение на контролера в организационната схема на компанията
Според функциите и дейностите на контролера и връзката и намесата му в другите области на организацията, сървърът счита, че местоположението на въпросната публикация трябва да бъде както следва:
За да се определи конкретното поле на действие на компания, в което ще се изпълняват функциите на Контролера, е от съществено значение да се определи (за предпочитане писмено чрез вътрешен меморандум, например) обхвата на работата, условията и средствата за прилагането на системи и процедури във връзка с дейностите на контролера. Горепосоченото се препоръчва отговорните за зоната да бъдат информирани и разкрити възможно най-подробно, така че съвместното сътрудничество на всички отдели да позволява постигането на установените цели на вътрешния контрол и постигането им по възможно най-ефективния начин. ефективно и навременно, както и в съгласие от всички членове на дружеството,Тези, които трябва да имат предвид, че тяхното участие и желание за промяна ще бъдат двигателите, които позволяват да се постигне напредък на базата на контролера.
Поради гореизложеното връзката, която Контролерът ще има с всички останали области, ще зависи от конкретните цели, които са поставени за всяка от тях и като цяло за организацията като цяло.
Намесата и степента на участие, като това, което вече беше споменато в предходния параграф, ще се извърши в съответствие с целите и специфичните характеристики на всяка област.
Отделите, с които Контролерът обикновено работи и в които той трябва да има дължимия обхват, взаимоотношения и намеса, за да постигне целите си, са следните:
• Административен съвет.
• Обща насока.
• Администрация.
• Счетоводство.
• Продажби.
• Склад.
• Човешки ресурси.
• Външен одит (ако е приложимо).
• Професионални правни, фискални, социалноосигурителни услуги и др. (Във вашия случай).
• Производство (ако е приложимо).
• Поддръжка (ако е приложимо).
• Общи услуги (ако е приложимо).
7. Общи функции и дейности на контролера
За да се дефинират в работния ред, функциите и дейностите на Контролера, по-долу е дадено кратко обяснение на процеса на Контролера във фирма:
да се. Индукция и разположение на проблемните зони и подобрение.
На първо място и като се има предвид, че работата на контролера започва тук, въвеждането чрез познаване на историята на компанията, текущите процеси, текущите политики, техники, методи и системи, използвани във всички е много важно и всяка от областите на компанията и преследваните конкретни цели; По същия начин и с еднакво значение е от съществено значение да се познават всички хора, които отговарят за всяка от функциите и дейностите в организацията. За по-добра координация на работата ще е необходимо всички горепосочени да бъдат доставени писмено на контролера за последващи консултации.
След като разполагате с информацията относно различните движения и операции на компанията, както и тези, които ги извършват, ще трябва да работите върху анализа на финансовото състояние на компанията и последните резултати от нейното функциониране, в сътрудничество с счетоводния отдел. Гореизложеното с цел да се открият като цяло вероятните несъответствия, проблемни области и възможности, в които трябва да се установи контрол за тяхното подобряване и / или коригиране, определяне на приоритетите и работната механика за подготовката на предложенията, техния анализ и тяхното одобрение за прилагането му.
б. Защита и законност.
По време на процеса на подготовка на предложения за установяване на процедури, правила, политики и др. Ще бъде жизненоважно по всяко време да се обмисли защитата на всички ресурси, с които разполага дружеството, чрез оценката на покупката на застраховка. например, или чрез възлагане на вътрешни и външни, отговорни за пазенето на стоките, както и доброто използване и използване на посочените ресурси, поверителността на важната информация на компанията и всички онези аспекти, които поради деликатността им изискват специално внимание.
За гореизложеното и като цяло за прилагането на всички движения, произтичащи от дейността на Службата за контрол, критериите, използвани за установяване на необходимия контрол в компанията, трябва да бъдат разумно обосновани, винаги като се вземат предвид причините, процедури и ползите от това, което се цели да се постигне. В допълнение към гореизложеното, той трябва да бъде надлежно документиран в правна рамка, която позволява на мениджърите, съдружниците или акционерите да бъдат уверени, главно, че знаят, че действат в рамките на устава на регламентите и действащото приложимо законодателство.
° С. Операция.
Процедурите и техниките, прилагани от Контролера за изпълнение на работата му, ще бъдат неговите оперативни функции. За тази цел представянето на Контролера трябва да се основава главно и стриктно на Етичните кодекси, тъй като профилът на неговата позиция изисква от първа ръка да се обърне към себе си безпристрастно, да уважава и да се придържа към разума във всяка своя дейност, винаги когато установените регулации, политики и процедури ще зависят до голяма степен от зоната на контролера и конкретно от нейния ръководител. Оперативните функции на Comptroller също изискват ред и организация във всички сетива, в допълнение към адекватна последователност и последващи действия за постигане на поставените цели, които ще бъдат дадени според най-спешните и / или задължителни приоритети за компанията., За адекватна работа в своите функции, Контролерът също трябва да бъде постоянно актуализиран (ежедневно) и обучен (евентуално) по счетоводни, данъчни и финансови въпроси. Горепосоченото ще ви позволи по-обективно да визуализирате вероятни затруднения и / или възможности за създаване на стратегии, да подготвите бюджети с различни сценарии и по този начин да допринесете за по-добро вземане на решения от висшето ръководство.
При операции, свързани с бизнеса на компанията, ролята на Контролера на първо място трябва да бъде насочена към постигане на ефективност и производителност в посочените операции, както и да гарантира, че те се извършват по най-ефективния и навременен начин; В заключение, това, което ще се търси, ще бъде да се извършат (в съответствие с процедурите, установени за тази цел) операциите (които също могат да бъдат функции и дейности) за постигане на качествен продукт и / или услуга, чрез оптимизиране на времето и корекция възползване от ресурсите, предназначени за такава цел.
д. От информация.
Що се отнася до информацията, това, което се повдига, е това, което самият Контролер генерира и трябва да използва, както и тази, която обикновено се развива в цялата организация.
Информацията, генерирана и използвана от Comptroller, като цяло ще бъде строго поверителна, тъй като в повечето случаи тя трябва да се свързва с вътрешни данни, които ще послужат като основа за подготовката на доклади, бюджети, стратегии и проекти, които са Те ще се усъвършенстват, за да си сътрудничат за по-добро вземане на решения за най-важните ситуации и моменти на една компания. Следователно лицето, отговорно за контролера, трябва етично да пази познанията, които притежава, за цялата информация на субекта, за който работи.
От друга страна, информацията, разработена и генерирана в цялата организация, трябва да бъде на разположение на контролера, доколкото такъв обхват е определен от висшите мениджъри на организацията. Следователно и като цяло поради използването на вътрешна информация от всички членове на дружеството е препоръчително да сключите споразумения за поверителност с всеки служител и по този начин да осигурите правилното използване на информацията.
Много е важно да се счита, че за по-доброто тълкуване на информацията тя трябва да е ясна и да има възможно най-подробни подробности, особено в счетоводните и финансови въпроси, тъй като горното ще позволи тези понятия да бъдат идентифицирани по-бързо и ефикасно. специфични, където производителността на компанията е намалена, както и откриване на вероятните области на възможности и подобрения, за да се увеличи рентабилността на организацията.
Съществуват цялостни системи, които позволяват детайлизирането на цялата информация, генерирана от дадена организация, и понастоящем е конкурентно предимство да има унифицирани системи, при които пресичането на информация е по-практично и ефективно поради автоматизацията му, тъй като наличието на няколко системи, в които трябва да мигрирате или интерфейсите на данни, ще повлияе на времето и сигурността при работа с информация. Следователно, в случай че няма надеждна и призната цялостна система, ще бъде удобно да се оцени планираното изпълнение на такава.
И накрая, в този момент е важно да се вземе предвид, че независимо от големината на организацията, компютърната област ще играе много важна роля за постигане на правилното прилагане, управление и използване на системите, използвани за генериране и използване на информация в на компанията, така че трябва да се вземе предвид фактът на наличието на дискретен и актуален професионален персонал в тази област.
и. От изпълнението.
Както вече беше споменато по-горе, прилагането на техники, процедури, правила и политики за извършване на операции и функции от всички членове в работните процеси на дадена организация ще зависи от различни ситуации. Сред най-важните са сферата на дейност, обхватът на контролера и специфичните цели, които са предназначени да бъдат постигнати.
Следователно, след като са анализирани различните области на компанията, както и нейните процеси и ефективността, получени чрез настоящите процедури и насоки, ще бъде необходимо да се идентифицират тези точки, в които работата на Контролера ще се съсредоточи върху откриването и коригирането на злоупотребата и управление, за подобряване и / или подновяване на процедури и правила, които позволяват ефективно използване на ресурсите и постигане на най-добри резултати. В работата на Контролера, за да се осъществи горното, трябва да се вземат предвид всички вътрешни и външни аспекти, които засягат анализираната концепция, за да могат да вземат предвид всички ползи и последици от това, което се предвижда да бъде приложено.
Препоръчва се всяко изпълнение, което е направено, да бъде установено в писмена форма и да бъде информирано за всички участващи и да има ясна документирана обосновка, която позволява да се разберат причините, поради които се осъществява, в допълнение към ясното уточняване на процедурите, които трябва да се следват и приложимите правила и политики, ползите и целта на това изпълнение. Тъй като горепосоченото трябва да бъде предварително анализирано и съгласувано от ръководителите, които прилагат решенията, е необходимо разрешението за прилагане на процедура и / или политика да бъде направено писмено чрез автографния подпис на отговорните лица, и потвърждение за получаване от всички информирани заинтересовани страни.
F. Оценка.
Една от неразделните части на работата на Контролера е тази, която ще позволи да се знаят резултатите от установените процедури, процеси, политики и правила. По здрав разум можем лесно да разберем дали целите са изпълнени или не, но е важно да можем да идентифицираме не само дали дадена цел е постигната, но и да бъдем ясни в каква мярка или пропорция какво е било постигнато, както и факторите, които са се намесили стигна до получените резултати. Следователно ще е необходимо да имаме техники за оценка, които с няколко думи да ни кажат причината за тези резултати и да ни дадат насоки за коригиране на евентуални недостатъци или за допълнително подобряване на вече приложеното.
гр. На проекти.
И накрая, и след като бъдат оценени резултатите, получени в процеса на работа на Контролера, или при преглед на една цел, или на няколко заедно, ще бъде възможно да се определят бъдещите проекти за устойчивост на компанията на пазара, проектиране на различните сценарии, в които организацията може да се побере и определяне според икономическите и финансовите оценки най-добрите от дестинациите. За тази цел Контролерът ще трябва да разчита на адекватен финансов анализ, който позволява на висшите мениджъри и членове на съвета на директорите да вземат най-доброто решение, да останат стабилни на пазара и винаги да се стремят да бъдат водеща организация в своята букет.
Проектите винаги представляват желанието да се подобри, а в някои случаи и целта за разширяване и разрастване, или в аспект на продажбите чрез отваряне на повече клонове или заведения, или в разнообразието от продукти и услуги, предлагани на клиенти.
8. Контролерът, основан на човешкия разум
Редовно можем да видим, че в някои организации фокусът, отделен на Службата за контрол, е свързан с промяната на традиционните работни схеми и системи чрез прилагане на контрол, че в много случаи тези, които трябва да ги изпълняват, не са желаещи да го направят, защото представлява това: Промяна. И в този смисъл мениджърите, за да постигнат целите, които се изискват от собствениците на компании, съдружници и акционери, правят „каквото е необходимо“, за да ги получат, включително малтретиране, свръхексплоатация, несправедливо възнаграждение и дори уволнение.
Въпреки че е вярно, че Управлението на контролера, за да бъде ефективно, трябва да бъде строго и трябва да се изпълнява с дисциплина, като се има предвид отвореността за промяна, също така е вярно, че в рамките на същите техники за контрол трябва да се прилагат онези, които имат общо с достойно отношение. и съпричастност с отговорните лица (ръководители, служители и работници) за изпълнението на одобрените процедури, като се предвижда, че по всяко време целостта на човешкия ресурс е основно защитена и нейното развитие се насърчава, както професионално, така и лично; и като се вземе предвид, че хората представляват на всяко място и ситуация, най-важният ресурс на организацията.
Следователно и въз основа на горното, ако най-важните конкретни цели обмислят ползи за този важен ресурс, чрез адекватно спазване на човешките принципи и ценности, които подобряват работата им във фирмата, правилният производствен процес ще бъде до голяма степен осигурен. на организация.
9. Заключения
Както се вижда от развитието на тази работа, представянето на Контролер в рамките на дадена организация е от голямо значение и правилното функциониране на компанията ще зависи до голяма степен от реализациите, които се извършват поради работата на Контролера, т.е. което от своя страна ще зависи от обхвата на лицето, отговорно за контролера, както и от специфичните цели за всяка област или ситуация, възникващи в рамките на образуванието, които трябва да бъдат установени по всяко време, за да се подобри и направи повече ефективна и печеливша работа на организацията и по този начин да отговори на очакванията на партньорите и акционерите,в същото време, че е осигурена прилична работа на всички, които работят във фирмата и се предоставят качествени продукти и услуги, които позволяват не само постоянството на компанията в рамките на пазара, но и признаването като организация на принципи и ценности лидер в вашия букет.
Допълнителни бележки:
Настоящата работа беше извършена с цел да се обхванат по практичен и синтезиран начин критериите, които сървърът има по отношение на функциите на контролер в рамките на една компания, и се основава на прочитането на няколко статии, свързани с темата за вътрешния контрол, както и опита, придобит по време на професионалната и трудовата кариера.
Библиографски справки:
• Статия: „Контролерът, отговорността и функциите“
Д-р Алфонсо Гарсия Мартинес
Факултет по икономически и административни науки
www.ur.mx
• Статия:
Анонимен вътрешен контрол
www.monographies.com
• Статия: Инвентаризацията на
Rebeca Martínez ([email protected])
www.monographies.com
