Нов начин да го видите и развиете
Един прост и прост начин за разбиране и разбиране на матричната система за вътрешен контрол е да се мисли за нея като поредица от контролни въпросници за различни аспекти на компанията. Но с първата особеност, че както оперативният персонал, така и членовете на организационния персонал участват в писането му.
По този начин той поражда новата форма на групов дизайн. Точно както при проектирането на продукти е удобно съвместното и интерактивно участие на технологичните и производствените инженери, дизайнерите, маркетинговия и търговския персонал и дори финансирането, в проектирането на тези въпросници членове на секторите или услугите, които са обект на контрол, както и членове на вътрешен и оперативен одит, външен одит, финанси, данъци, и много други.
Във втора част се определят лицата, отговорни за извършването на контролите, посочени във въпросниците, като определят и периодичността на същите. Това има тенденция да даде живот на толкова самоконтрола, така разпространен от новите системи за управление на качеството и процесите.
Сега тези въпросници не остават на хартия, а се прехвърлят към изчислителната техника. По този начин отговорните за контролите с пароли имат достъп до системата и докладват за спазването на мерките и спецификациите за контрол.
Резултатът от такъв контрол се отчита ежедневно на различни нива на организацията, като цяло и по изключение. По този начин мениджърите могат да знаят и оценяват колко добре се изпълняват мерките за контрол. В този аспект системата работи в стила на табло.
Самата система има добротата да позволява делегирането на контролни задачи, спестявайки време, персонал и ресурси по отношение на оценка и последващо писане на доклади, също така да постига непрекъснат и не само периодичен контрол на различните икономически единици (клонове за повикване, зависимости или делегации).
Това несъмнено е нов и революционен начин за подход към вътрешния контрол, което прави това по-ефективно и ефикасно занимание. Трябва да помним, че най-добрият начин за увеличаване на печалбата е винаги да се пристъпва незабавно към покриване на дупките или цепнатините, където се губят ресурси.
Що се отнася до вътрешния контрол, не става въпрос само за традиционните въпроси като контрол от опозицията, разделянето на функциите или съществуването на преномерирани ваучери, за справяне само с някои, но и за избягване на загубата на най-ценните ресурси от всички организация, каквито са вашите клиенти. За целта въпросът е: доколко добре се грижим за нашите клиенти и потребители? Водим ли статистика на вашите придобивания? Колко висок е оборотът на нашето клиентско портфолио? Да измерваме, записваме и анализираме нивата на удовлетвореност на нашите клиенти и потребители? Колко често го правим?
В друг ред въпроси, като производство на стоки и услуги или финансово управление, има място и за поредица от въпроси, насочени към по-добър управленски контрол на организационните процеси.
По този начин можем да заключим във връзка с матричната система за вътрешен контрол, която е нов и мощен начин за защита и генериране на организационна конкурентоспособност.
Може да се наложи да отговорите сами на тези въпроси:
- Цената на моя вътрешен одит е висока и винаги има проблеми, открити извън времето и с висока цена? Не се чувствам сигурен, че всички възможни бизнес рискове се контролират? Има ли различни проблеми, които се контролират или наблюдават много рядко? Не Чувствам се уверен, че отговорните за различните сектори или услуги редовно спазват задълженията си за контрол?
Ако все още сте отговорили положително на един от тези въпроси, това означава, че вашата организация изисква промяна в начина си на контрол и тази промяна днес се нарича матрична система за вътрешен контрол.
Предложено четене
Матрица за вътрешен контрол - Маурисио Лефкович - www.monografias.com - 2003
Матрична система за вътрешен контрол - Маурисио Лефкович - www.gestiopolis.com - 2004
