Овластяването означава делегиране и доверие на всички хора в организацията и създаване на усещането, че те притежават собствената си работа, забравяйки пирамидалните, безлични структури и където вземането на решения се извършва само на най-високите нива на организацията. Ако днес има нещо ясно е, че нарастващата сложност на околната среда и конкурентоспособността. За да се адаптират към новите изисквания, организациите трябва:
1. Бъдете ориентирани към клиента: защото клиентът е генераторът на ресурси за организацията и има нарастващи и променящи се очаквания.
2. Бъдете пъргави
Днешният клиент се нуждае от бързина във взаимоотношенията с организацията, така че организационната структура трябва да бъде пъргава в отговора си към клиентите, както при стратегически промени в околната среда, така и при ежедневното функциониране на организацията. Клиентът не допуска, че събеседникът му няма капацитет за вземане на решения и че организацията не е много пъргава поради вътрешната бюрокрация.
3. Бъдете гъвкави
Клиентът, освен че е взискателен, непрекъснато променя очакванията, така че организацията трябва да бъде гъвкава и за това е необходима гъвкавостта на хората, които я съставят.
4. Непрекъснато се подобрявайте
Всеки в организацията трябва да приеме факта, че организацията трябва непрекъснато да се усъвършенства, за да бъде конкурентоспособна.
5. Бъдете конкурентни по отношение на разходите
В допълнение към вече разработените, клиентите искат продукти / услуги на адекватна цена, така че трябва да имат ефективни и ефикасни процеси.
По този начин цената на надзора е твърде голяма, за да могат да останат в модерна организация… хората трябва да вземат решения и по този начин да избягват непрекъснат надзор. Когато размислите каква е цената на даден човек в организация с непрекъснат надзор, се установява, че тя е много по-висока, отколкото в организация с автономни хора и с власт за вземане на решения.
Всички тези елементи означават, че организационните структури трябва да бъдат променени, за да се отговори на новата среда. В рамките на новите нужди на организациите могат да бъдат включени понятия като лидерство, вътрешна комуникация, самостоятелни екипи и др. Или можем да ги групираме всички в едно и да им дадем името на овластяване.
Какво е овластяване?
В най-лошия случай намираме организации, където:
Всички задачи се контролират от началниците, тъй като се предполага, че хората от по-ниските нива на организацията не са в състояние да изпълняват задачите си.
Няма толерантност към провала и "шефовете" смятат, че хората трябва да правят само това, което им е казано да правят и не трябва да се провалят.
Хората се грижат само за заплатите и ваканциите си и не ги интересува работата.
Никой не поема повече отговорност от необходимото.
Подобренията обикновено не се въвеждат, тъй като има много страх от промяна.
Няма ясни системи за оценка на работата и хората не знаят дали вършат работата си правилно.
Извършват се повтарящи се работи с ниска добавена стойност.
Овластяването означава делегиране и доверие на всички хора в организацията и създаване на усещането, че те притежават собствената си работа, забравяйки пирамидалните, безлични структури и където вземането на решения се извършва само на най-високите нива на организацията.
По този начин старата пирамидална йерархия се заменя от самостоятелно насочвани екипи, където информацията се споделя с всички и хората имат възможност и отговорност да направят всичко възможно, като получат по-мотивирани и ангажирани хора.
В рамките на това определение концепцията за делегиране придобива жизненоважно значение. Той се основава на доверие, уважение и толерантност към провал и разбиране, че процесът включва обучение, комуникация и яснота, които са единственият начин за постигане на желаните цели. Важно е да се разграничи делегирането с „не се грижи“, тъй като процесът на делегиране изисква:
Оценете компетентностите на кандидата
Определете отговорност.
Делегиране на авторитет.
Определете целите на изпълнението.
Упражнение и развитие.
Предоставяне на информация и знания.
Предоставете обратна връзка.
Признаване.
Ползи за овластяване
Упълномощаването има следните общи ползи:
Повишено удовлетворение и доверие на хората, които съставляват организацията
Увеличете отговорността, авторитета и ангажираността с удовлетвореността на клиентите.
Креативността се увеличава, а устойчивостта към промяна намалява.
Членовете на организацията споделят ръководството
Доверието в комуникациите и взаимоотношенията се подобрява.
Увеличете ентусиазма и положителното отношение.
Да има по-ефективни процеси за вземане на решения
По-добра комуникация на всички нива и във всички посоки.
Така за организацията всички тези предимства водят до по-печеливша организация, благодарение на по-доволни клиенти и по-щастливи и отдадени хора.
На ниво хора, с използването на този метод, хората се чувстват компетентни, смятайки се за ефективни и се чувстват интегрирани в организацията и съобразени с нейната стратегия, в която поемат най-високото ниво на делегиране от своите началници.
Как да го получите
Овластяването не е нещо конкретно, а е да се предефинира начинът, по който организацията управлява хората, които я съставят. Много други се появяват в рамките на тази концепция като лидерство, самонасочени екипи, променлива компенсация, вътрешна комуникация, обучение, набиране и подбор на хора, планове за кариера и др.
За това схематичният план на проекта ще бъде:
Получавайте пълна подкрепа от висшето ръководство за проекта
Определете визията на проекта и я споделете с всички членове на проекта
Разработете визия на организацията и консенсусни и споделени стратегии: организацията трябва да е дефинирала визия и стратегия, които трябва да бъдат дефинирани, известни и споделени от всички членове на компанията. Освен това организацията също трябва да има своите ценности.
Създаване на работни екипи по прогресивен начин
Обучете целия персонал на организацията в концепции, свързани с лидерство, делегиране, самостоятелни екипи и т.н.
Правилно проектирайте позиции, както и задачите, целите и отговорностите, свързани с всяка от тях, и съобщавайте на всички заинтересовани страни.
Перфектно дефинирайте целите на корпоративно ниво и тези, които се очакват от всеки човек и които трябва да бъдат съобразени със стратегията на организацията
Създайте адекватни комуникационни системи, за да имате обратна връзка по системата.
Определете системи за управление на ефективността, за да оцените и развиете резултатите на всеки човек в организацията, като идентифицирате силните и слабите страни и последващите планове за действие , както и свързаните с тях кариерни планове.
Определение на променливи системи за възнаграждения
Някои проблеми на практика
Трябва да се има предвид, че за въвеждане на овластяване в културата на организацията са необходими значителни усилия от хората, които я съставят и влиянието върху тях е много важно.
Визията на проекта и резултатите, които ще бъдат постигнати, трябва да бъдат много ясни, тъй като пътят не е лесен, а оставянето на проекта недовършен е по-лошо, отколкото да не сте го започнали поради несигурността и напрежението, което създава у хората.
За да сме наясно със сложността на проекта, трябва само да се замислим как трябва да променим това, което практикуваме от 20 или 30 години (централистическа, авторитарна и индивидуалистична организация и където хората са изпълнители на поръчки) към напълно различна организация със система децентрализирана, с общи решения и работа в екип и с лицата, вземащи решения на всички нива. Ако всичко това трябва да се промени след няколко месеца / години… представете си промяната, която трябва да се направи.
В заключение, овластяването (или модерното управление на хората и човешкия капитал) носи сравнителни предимства за компанията по отношение на отношенията с клиентите, разходите, гъвкавостта и гъвкавостта… рентабилност с една дума… въпреки че преходът изобщо не е лесен.
