Непрекъснатото усъвършенстване предполага разбиране и работа във веригата на стойността:
Доставчици-организация-клиент и директно в процесите, съставляващи тази верига, добавяйки различни инициативи за подобряване. Работата, която се извършва, трябва да се разбира като поредица от процеси, които трябва непрекъснато да се усъвършенстват въз основа на:
1. - Поведение на екипа.
2. - Ангажираност към постоянно усъвършенстване.
3. - Определяне на местни цели.
4. - Създаване на механизми за измерване.
5. - Проверка на резултатите.
6. - Прилагане на коригиращи или превантивни мерки, според получените резултати и др.
Подобряването на процесите означава оптимизиране на ефективността и ефикасността, също така подобряване на контрола, укрепване на вътрешните механизми за реагиране на непредвидени ситуации и изисквания на нови и бъдещи клиенти. Подобряването на процесите е предизвикателство за всяка компания с традиционна структура и за конвенционалните йерархични системи. За да подобрим процесите, трябва да разгледаме:
1. - Анализ на работните потоци.
2. - Поставете цели за удовлетвореност на клиентите, които да ръководят изпълнението на процесите.
3. - Разработване на дейности за подобряване сред главните участници в процеса.
4. - Отговорност и участие на участниците в процеса.
Подобряването на процесите означава, че всеки в организацията трябва да се стреми да прави нещата всеки път. За да постигне това, една компания изисква отговорни за процесите, документацията, дефинираните изисквания на доставчика, добре дефинираните вътрешни изисквания и нужди, изисквания, очаквания и установяване на степента на удовлетвореност на външни клиенти, показатели, критерии за измерване и инструменти за статистическо подобрение.,
За да установим ясна методология за разбиране на последователността от дейности или стъпки, които трябва да прилагаме за непрекъснато усъвършенстване на процесите, първо, човекът, отговарящ за района, трябва да знае какво да подобри. Тази информация се основава на изпълнението или неизпълнението на местните цели на организацията. Следователно, ако искахме да установим последователност от стъпки за усъвършенстване, това биха били:
1. - Определете установения проблем или отклонение по показателите и целите.
2. - Създайте най-подходящите механизми за измерване в зависимост от естеството на проблема.
3. - Определете причините, които пораждат проблема, като определите кои са най-подходящите, установете възможни решения и вземете най-подходящия вариант, чрез анализ на получените данни.
4. - Съставете планове за действие и прилагайте подобрението.
5. - Контролирайте подобряването на процеса, като извършвате необходимите корекции, чрез постоянен мониторинг.
За да имат горепосочените стъпки солидна основа за анализ и мониторинг, е необходимо да се прибегне до инструментите за усъвършенстване, които трябва да бъдат избрани според естеството на проблема и етапа на самия процес на подобрение, в който ние да намерим
Можем да говорим за инструменти за дефиниране, като диаграма на афинитета или мозъчна буря, можем да изберем за етапа на анализ инструмент като: диаграма на Ишикава, диаграма на парето, честотни хистограми и т.н., и така нататък във всяка сцена.
Първо, организациите ще имат голяма полза, ако Системата за качество се канализира като основен инструмент, който трябва да бъде постоянно подобрен. С други думи, сертифицираната система трябва да е нещо повече от « сертификат»; трябва да бъде отправна точка на динамичен процес, основан на следните съображения:
a.- Качеството зависи от потребителя и условията на процесите се променят.
b.- Ефективността на системите за управление на качеството е пропорционална на нивото на ангажираност на висшето ръководство.
c.- Наличието на процедури и инструкции за работа помага на организациите да наблюдават своите процеси, определяйки входните елементи, както и изходните елементи и връзката им с друг процес.
d.- Вътрешните одити трябва да бъдат създадени като механизъм за контрол, коригиращ несъответствията и отклоненията в процеса, превръщайки се в отличен инструмент за подобряване.
Сега непрекъснатото усъвършенстване на нашите процеси, приведено в съответствие с останалите принципи на управление на качеството, трябва да доведе организацията да постигне върхови постижения или с други думи, да постигне общо качество.
Точно, Общото качество се основава на пет принципа, от които непрекъснатото усъвършенстване е основна част, а останалите четири са: фокус върху клиента, Общо участие на персонала, Измерване и установяване на цели и накрая подкрепа в усилията за качество и лидерство на дирекцията.
Тези критерии са дълбоко вкоренени в ценностите, мисията и визията на организациите от световна класа.
Сега непрекъснатото усъвършенстване, приведено в съответствие с иновациите, разширява перспективата на нашата организация.
Под иновации в процесите разбираме фундаментално преразглеждане и радикално препроектиране в процесите на организациите, като достигаме драстично до подобрения в критичните мерки като резултати: разходи, качество, услуга, капацитет за реакция и др.
Чрез радикално препроектиране на нашите процеси ние разбираме цялостното преосмисляне на "начина, по който правим нещата", така че тези процеси трябва да бъдат иновационни до степен, в която пазарните условия, конкуренцията, изискванията на клиентите и глобализацията и технология, наложена ни като латентна нужда.
Понякога подобренията са недостатъчни, дори когато често са желателни или дори могат да бъдат това, от което се нуждае организацията, така че трябва да анализираме настоящите и установени схеми и ако е необходимо, трябва да внесем иновации.
Иновацията в процеса включва обсъждане:
1. - Установяване на бизнес визията.
2. - Установяване на политики и ценности.
3. - Идентифициране на целите.
4. - Определяне на цели.
5. - Планиране.
6. - Създаване на стратегии.
7. - Идентифициране на ресурси.
8. - Даряване на ресурси.
9. - Измерване на резултатите
Не трябва да бъркаме концепцията за иновация на процесите с подобряване на процесите.
Иновациите преследват ниво на радикална промяна, докато подобрението се стреми да осъществи процеса по същия начин, но с по-високо ниво на ефективност или ефективност. Сега във всяка система за качество, която преследва целта на Total Quality, и двете концепции трябва да съществуват балансирано, тъй като някои процеси са обект на иновации, а други се усъвършенстват постоянно.
За иновации има методология, която отчита следните критерии:
1. - Идентифициране на процеса за иновация.
2. - Идентифициране на опорите за идентифициране на промяната.
3. - Разработване на визията за новия процес.
4. - Анализ и разбиране на съществуващия процес.
5. - Проектиране на новия процес.
6. - Реализация на прототип.
7. - Валидиране на прототипа.
Всеки от тези критерии води до поредица от стъпки за иновации, за които можем да приложим техниките за реинженеринг на процесите.
Непрекъснатото усъвършенстване означава подобряване на стандартите, установяване на по-високи стандарти, така че след като се установи тази концепция, работата по поддръжката от администрацията или от лицето, отговорно за процеса, се състои в осигуряване спазването на новите стандарти., Продължителното непрекъснато усъвършенстване се постига само когато персоналът работи по по-високи стандарти, следователно поддръжката и подобренията са неразделна гира. Поради тази причина, когато се правят подобрения в процесите, те в дългосрочен план ще доведат до подобряване на качеството и производителността, като по този начин ще се избегне загриженост за резултатите.
Както вече беше коментирано в предходни параграфи, началната точка за непрекъснато подобрение е да се признае, че има несъответствие, отклонение или проблем, така че заключаваме, че подобрението придобива повече основание, когато проблемът бъде решен. За да се консолидира новото ниво на усъвършенстване обаче, то трябва да бъде стандартизирано в процедура, инструкции за работа или нива на изпълнение.
Следователно, ние ще засилим концепцията за подобряване и иновации като дъмбел за развитие на организацията, контролирайки начина, по който взаимодействат иновациите и подобренията, като спазваме, че когато се създаде иновативен процес, се създава и нов стандарт, който, т.е. той трябва да премине през процеса на подобрение, което гарантира развитието на новия процес и т.н.
Само по себе си иновация, тя формира революционен стандарт за постижими резултати. В краткосрочен план нивото на изпълнение ще намалее, ако не бъде постоянно опровергавано и подобрено. Следователно, заключавам, че всеки път, когато се въвежда нов стандарт за иновации, той трябва да бъде последван от поредица усилия от страна на лицето, отговорно за процеса и неговия персонал, за поддържането и подобряването му, като стратегическа основа за развитието на всеки от процеси, които съставляват компанията.
В заключение, ако включим в рамките на нашата организационна култура, контролираното съвместно съществуване на непрекъснато усъвършенстване и иновации, ние гарантираме пътя към конкурентоспособност и, разбира се, към постигането на целите, които впоследствие ще бъдат желаните резултати, като се избягват разходите за коригиране, насърчаване на ангажираност с качеството от страна на всички участващи, което се развива в индивидуалния и колективен растеж и като цяло на цялата организация.
