Новият стил на управление на институционалната икономика, който бизнес подобрението предполага, създаде основата на компаниите да развиват по организиран начин всички необходими трансформации, които позволяват постигане на икономическо, ефективно и ефективно управление.
В условията на краха на социалистическия лагер, както и засилването на блокадата от САЩ, много от нашите индустрии бяха силно засегнати.
Изследванията, свързани със събирането и плащанията, са от жизненоважно значение в този контекст предвид нарастващия процес на възстановяване на националната икономика и като се вземе предвид, че подобряването на бизнеса се основава на самофинансиране от предприятието, което изисква компаниите да имат Те трябва да покриват разходите си с доходите си и да генерират марж на печалба, така че да бъдат все по-ефективни и конкурентоспособни и да постигнат рационално използване на резервите на компанията за по-доброто й функциониране.
Тази работа се осъществява във фирмата MONCAR, която не е забравяла за честотите на икономиката и заедно с много субекти в страната се присъединява към търсенето на по-голямо развитие, икономическа ефективност и рационално използване на финансовите ресурси и хората
Изследването започва от търсене, което позволи да се събере основната предварителна информация, обхващаща цялото проучване за периода, съответстващ на 2005 г. до април 2007 г.
СИСТЕМАТА ЗА СЪБИРАНЕ И ПЛАЩАНЕ
Системата за събиране и плащане, както се нарича у нас, е наименованието, чрез което наборът от инструменти или средства, институции, процедури и комуникационни и информационни системи са определени в международен план, които са създадени за организиране на изпълнението на събиране и плащания между юридически и физически лица, получени от продажбата и закупуването на стоки и услуги и извършване чрез различни форми на прехвърляне на съответните финансови ресурси между заинтересованите страни, главно чрез банковите им сметки.
Той оказва значително влияние върху ефикасността на установената парична политика или която се предвижда да бъде създадена, следователно нейните изменения, практики и концепции трябва да бъдат идентифицирани с краткосрочните и средносрочните цели на тази политика.
Инструментите за събиране и плащане имат различни форми, условия и възможности за използване.
У нас по конюнктурни причини, при които съществените ограничения от последните години нямаха малко влияние, започвайки от 1997 г., когато бяха издадени първите „стандарти за контрол на покупките и продажбите на стоки и услуги и техните такси“. и плащания “, чекът е ратифициран като основен инструмент за извършване на плащането на търговски транзакции.
Основни характеристики на компанията.
Бизнес обект на компанията
Компанията Moncar (Център за реконструкция и маркетинг на оборудване втора употреба) е създадена с Решение № 8 от 7 февруари 1995 г., издадено от Министерството на икономиката и планирането със следната корпоративна цел:
Придобиване, реконструкция и ремонт на оборудване и машини втора употреба, както и тяхната комерсиализация.
За това има следните лицензи за търговска експлоатация:
- Реконструкция и търговия на мотокари. Отдаване под наем на мотокари. Технически ремонт и поддръжка.
Дружеството има причина и стратегия; напълно доминират на националния пазар на оборудване за обработка на товари (мотокари) в различните му марки, модели и версии, както дизелови, така и електрически, предлагащи и снабдяващи клиентите с международно признато оборудване за оптимално качество, на много изгодни цени и с ефективно и ефективно гаранция в гаранционните и следпродажбените услуги. Основното снабдяване ще бъде покрито с напълно ремонтирано оборудване втора употреба и възстановено до първоначалните им производствени параметри.
Текуща структура на компанията.
Отчитайки опита, натрупан с функционирането на структурата и нивото на специализация и развитие на Дружеството през тези години и с цел задоволително изпълнение на социалния мандат, съдържащ се в стратегията на Дружеството, оцени необходимостта от ратифициране и официално одобряване на структурна организация, която отговаря на поставените цели и задачи.
Структура на компанията
Всеки главен специалист или директор на UEB, в допълнение към своите собствени управленски функции, изпълнява множество специфични функции и задачи в рамките на дейността, която ръководи.
С изключение на производствената дейност, останалите шест структурни подразделения са съставени от само малък брой работници (между 3 и 6 души).
Администрация на вземания и сметки.
Вземанията по сметки и документи са част от текущите активи и се генерират в резултат на извършени от компанията операции по продажби на кредити, а управлението й се състои от пет основни етапа:
- Условията за продажба трябва да бъдат определени. Докога клиентите ще могат да плащат сметките си? Желаете ли да предложите отстъпка за своевременно плащане? Ще е необходимо да решите доказателството за дълг, който да се изиска, формата на договор с клиента. Вероятността за плащане на клиентите трябва да бъде анализирана. Това ще се изчисли въз основа на предишни истории на клиенти или минали финансови отчети? Ще се използват ли банкови референции като основа? Ще е необходимо да се реши колко кредит е готов да предостави всеки клиент. Играете ли го безопасно, отказвате го на всички потенциални съмнителни клиенти? Или поемате риска от няколко несъстоятелности като част от разходите за създаване на постоянна клиентска база? И накрая, след като бъде отпуснат кредит, възниква проблемът с набирането на пари, когато възникне.Как да проследим напредъка на плащанията? Какво да правя с неплатилите?
Има няколко статистически техники, които помагат да се определят аспектите на кредитната политика, които трябва да бъдат проведени. Сред тях са множественият дискриминационен анализ (ADM), който се използва за изчисляване на важността, която трябва да се даде на всяка променлива от минималните критерии, установени за подбора на клиенти и по този начин да се прогнозира лошо качество на търговски рискове; Съществува и техниката на дървото за решение, за да се реши на кои клиенти да се предлага кредит след установяване на условията за продажба и е установена процедура за оценка на вероятността за плащане за всеки клиент.
Вземания.
Вземане на сметки е кредитът, който компанията предоставя на своите клиенти чрез сметка, открита в обичайния бизнес, в резултат на доставката на артикули или услуги. За да запазят настоящите клиенти и да привлекат нови клиенти, повечето компании се обръщат към предлагане на кредит. Условията за кредит могат да варират в зависимост от вида на фирмата и клона, в който оперира, но предприятията в същия клон обикновено предлагат сходни условия за кредит.
Кредитните продажби, които водят до вземане на сметки, обикновено включват условия за кредит, които предвиждат плащане в рамките на определен брой дни. Въпреки че е известно, че всички вземания не се събират в рамките на периода на кредита, вярно е, че повечето от тях се преобразуват в пари в период, по-малък от една година; вследствие на това вземанията се считат за част от текущите активи на компанията, затова се обръща голямо внимание на тяхното ефективно администриране.
Целта, която се преследва по отношение на администрирането на вземанията, следва да бъде не само за тяхното бързо събиране, но и да се обърне внимание на алтернативите на разходите и ползите, които възникват в различните области на администриране. Тези полета включват определянето на горепосочените кредитни политики, кредитен анализ, условия на кредитиране и политики за събиране.
Документи за събиране.
Повечето компании молят своите клиенти да подпишат документи, когато срокът на плащане на просрочените им сметки се удължи. В такива случаи компаниите предпочитат използването на документи, получени вместо открита сметка, поради следните изброени предимства:
- Документът може да бъде конвертиран в пари преди изтичането му, ако е отстъпен в банка или финансова институция.В случай на неплащане той позволява да предяви правен иск, който дава възможност за събиране на дълга. Притежаването на документ позволява да има писмено признание, т.е. от срока на дълга, както и размера на същия. Документите печелят лихва, която увеличава доходите, тъй като последните представляват такса за използването на пари. В бизнеса повечето документационни транзакции са в период, по-малък от една година, като този период обикновено се изразява в дни. Срокът на документа налага точното отчитане на действителния брой дни, които изтичат от деня след издаването на документа, до деня, в който той изтича.
Записът на заповед и менителницата са най-широко използваните документи за събиране днес в компании по целия свят. Първият представлява безусловно обещание за изплащане на парична сума при поискване, на определена дата или на определена бъдеща дата. Той може или не може да начисли лихва, оставяйки го изразен в случай, че те бъдат начислени.
Процесът на събиране на вземанията на документи е много подобен на този за вземания. Ако притежателят на менителница до датата на изтичане не може да я събере, той може да я протестира чрез съдебен процес. По този начин можете да възстановите сумата, разходите си за протест и замяна. Исканата сума е известна като махмурлукова сметка и включва следните позиции: протестни разходи, посредничество при договаряне, щети за замяна и кореспонденция.
Краткосрочно финансиране.
Краткосрочните заеми са задължения, които се планират да бъдат погасявани в течение на година. Краткосрочното финансиране може да се получи по-лесно и бързо от дългосрочния кредит, а лихвените проценти като цяло са много по-ниски; Освен това те не ограничават бъдещите действия на една компания толкова, колкото правят дългосрочните договори.
Има четири основни източника на краткосрочно финансиране: търговски кредит, начислени пасиви, търговска книга и банкови заеми, със и без обезпечение.
Анализ на кредитния елемент в MONCAR.
Отбелязва се, че действащата в компанията кредитна политика е много гъвкава. Той не представя минимални критерии по отношение на подбора на своите клиенти или размера на кредитите, които предоставя. Не се изисква информация за икономическото и финансовото състояние на всеки от тях, нито се провежда разследване в банкови институции, което може да докаже реалната възможност за изпълнение на задълженията за плащане., Условията за кредит определят условията за плащане за всеки клиент на кредит.
По принцип събирането на всеки дълг се изисква в срок от тридесет (30) дни в края на него.
За да събере вземанията си, когато е дължимо, Дружеството използва политика за събиране, много подобна на останалите субекти на страната. Известно е, че с възрастта управление на събирането става по-лично и по-строго. Почти винаги започва с изравняване на сметки, получени от Дружеството и дължими от клиента.
Напомнящите писма за задължението на клиента, телефонните обаждания, личните посещения и законовата процедура представляват стъпките за прибиране на събирането на изтеклата сметка.
Известно е, че преследваната цел по отношение на администрирането на вземанията трябва да бъде не само да ги събира незабавно, но и да обърне внимание на алтернативите на разходите и ползите, които възникват в различните области на администриране., Тези полета включват определяне на кредитните политики, кредитен анализ, условия на кредитиране и политики за събиране, поради което на компанията се предлага:
- Създайте по-рестриктивна кредитна политика.
- Създайте кредитни стандарти с минимален критерий, който включва технически задания, периоди на плащане и финансови индекси, които представляват количествена основа за подбора на клиенти.
- Определете размера на кредита за всеки клиент. Помолете всеки клиент да предостави финансовите си отчети за последните години и най-голямата дължима от тях сметка, за да анализира финансовата им стабилност. Канализирайте получаването на информация за кредитоспособността на клиента чрез банкови институции.
- Организирайте по-агресивна политика за събиране. Извършете пазарно проучване за увеличаване на клиентското портфолио. Прилагайте резолюция № 91 от 6 октомври 2005 г., която прилага механизма, който позволява на държавни компании и търговски дружества със 100% капитал. Кубинците, оправомощени да работят в национална валута (CUP) или конвертируеми песо (CUC), могат да изпълняват изпълнението на договорените задължения с валута, различна от първоначално договорената, по валутен курс, договорен от страните и в съответствие с други изисквания.
След като има по-рестриктивна кредитна политика и по-агресивна политика за събиране, ще има настоящи клиенти, делинквентни в плащането, които ще спрат да изберат услугите на MONCAR. Затова се предлага да се проведе проучване на пазара, за да се търсят клиенти, които отговарят на установените минимални критерии.
За да се анализира кредитната политика, беше споменато, че компанията може да разчита на различни техники за кредитен анализ, било чрез финансови съотношения, чрез кредитен рейтинг, чрез оценки, изчисляващи глобален индекс на риска за всеки клиент; чрез разработване на по-добри рискови индекси, като например индекса на качеството на кредитите, който се определя чрез проста статистическа техника за изчисляване на важността, която трябва да се даде на всяка променлива от множествения дискриминационен анализ (ADM), за да се отделни клиенти, плащащи от клиенти, които не плащат.
След като са дефинирани условията за продажба и е установена процедурата за оценка на вероятността за плащане за всеки клиент, следващата стъпка е да решите на кои клиенти да бъде предложен кредит.
Използвайки техниката на дървото на решенията, компанията може да определи от коя възможност за събиране, политиката на MONCAR трябва да бъде предоставянето на кредит.
Тази техника предполага, че вероятността клиентът да плаща е "p". Ако клиентът плаща, се получава допълнителен доход (ING) и има допълнителни разходи (COS); нетната печалба ще бъде текущата стойност на ING - COS. Съществува и вероятността (1 - p) клиентът да не плаща, което би означавало да не получава доход и да има допълнителни разходи. Очакваната полза от двете алтернативи ще бъде:
Очаквана полза от отказ на кредит = 0
Очаквана полза от отпускането на кредита = p VA (ING - COS) - (1 - p) VA (COS)
Къде VA: настояща стойност
Следователно, компанията трябва да предостави кредит, ако очакваната полза от това надвишава ползата от отказ.
Като се има предвид прогнозираната ситуация на изследваното дружество, изчисляването на минималната очаквана печалба е:
| p VA (ING - COS) - (1 - p) VA (COS) | = | 0 |
| p (2919.0 - 2522.2) - (1 - p) (2522.2) | = | 0 |
| 2919,0 p - 2522,2p -2522,2 + 2522,2p | = | 0 |
| 2919,0 стр | = | 2522.2 |
| р | = | 0.86 |
Политиката на MONCAR трябва да е насочена към отпускане на кредити, когато възможностите за събиране са по-големи от 86%, тъй като от тази възможност компанията ще получи печалба
ДЪЛГИ ЗА ПЛАЩАНЕ
ОСНОВНИ АСПЕКТИ
Дългове за плащане:
Кредиторната дължимост възниква при покупка на материални блага (материални запаси), получени услуги, направени разходи и придобиване на дълготрайни активи или договаряне на инвестиции в процес.
Ако те са дължими по-малко от дванадесет месеца, те се записват като краткосрочни задължения и ако падежът им е повече от дванадесет месеца, в дългосрочна изискуема.
Тези задължения трябва да бъдат анализирани за всеки кредитор и във всеки от тях за всеки документ за произход (дата, номер на документа и сума) и за всяко извършено плащане. Те също трябва да бъдат анализирани според възрастта, за да се избегне плащането на забавени плащания или компенсации.
Дългосрочните задължения към края на всеки икономически период трябва да бъдат прекласифицирани в краткосрочни (тези, които са дължими през следващата година).
ПРИНЦИПИ И ПРОЦЕДУРИ НА ВЪТРЕШНИЯ КОНТРОЛ
- Дългове за плащанеФункциите на получаване в склада, разрешение за плащане и подписване на чека за сетълмент трябва да бъдат разделени. Получените суми и предстоящото плащане трябва периодично да се съгласуват, според счетоводния контрол, с тези на доставчиците. доставчици, съдържащи всяка фактура, съответния ѝ отчет за получаване (когато е приложимо) и справка за чек или плащане, анулиране на фактурите с печат "Платено". Плащайте различни и не представя остарели остатъци. Сметките, дължими на доставчици и различни, трябва да бъдат разбити на всяка получена фактура и всяко извършено плащане; както и по възрасти и анализирани от Съвета на директорите.Връщанията и исковете, отправени към доставчиците, трябва да бъдат контролирани, за да се гарантира, че плащанията се извършват за това, което всъщност е получено. Месечно трябва да се провери дали сборът на салдото на всички дължими под-големи задължения към кореспондентските сметки.
ПРОЦЕДУРИ ЗА ВЪТРЕШНА ПРОВЕРКА:
- Краткосрочни задължения.
- Счетоводна таблица на непогасените позиции в аналитичния под-майор на длъжника. Проверка на документите в платежните файлове от кредитори (доставчици). Проверете дали има дебитни статии или салда (противно на естеството на тези сметки). Анализ на възрастта, определящ просрочени задължения (повече от 30 дни). Проверете подписаните споразумения за плащане.
- Различни задължения за плащане.
- Анализирайте елементите, съставляващи салдото на този акаунт, класифицирайте ги според съдържанието им, проверявайте счетоводната им таблица, както и анализирайте по възраст, за да определите възрастта (повече от дни). Проверете подкрепящите документи за неизпълнените задължения, както и съгласувания, потвърждения и споразумения за плащане. Проверете дали този акаунт (група) не записва стойността в MN на операциите в MLC, които трябва да бъдат осчетоводени в акаунта в очакване на стойност за плащане в текущи активи. Ефекти, сметки и артикули, платими в дългосрочен план.Проверете таблицата за счетоводство на салда и позиции, които съставляват този акаунт във всеки от субрактурите и под-основния анализ от кредиторите. Анализ по възраст, като проверите дали тази сметка включва изключително тези, които надхвърлят една година. Проверете документите в архивите на плащане (договори, споразумения и др.) Проверете съгласуванията и потвържденията с кредиторите. Анализирайте просрочените и висящите задължения, както и дебитните позиции (противно на естеството на тази сметка).
Анализ на файловете
Беше извършен преглед въз основа на извадка от файловете за събиране и плащане, в резултат на което:
Прегледани са 40 досиета както за вземане, така и за авансови плащания и депозити, което представлява 31% от съществуващия общ размер.
От тази обща стойност бяха открити следните недостатъци според ръководството за вътрешен контрол:
- 5 досиета не разполагаха с изравняването на дълга, който те представят пред нашето образувание. 7 не представиха съгласуване на депозитите, които тези компании имат в Монкар. 4 досиета бяха открити без договор или клиентски запис (той беше решен по това време). дълговете не отговарят на клиента поради грешка в кода (направено е доказателство за корекция, за да се присъди дългът на съответния доставчик) В един от досиетата няма копие на фактурата, което показва, че тази стока е била начислена на клиент (фиксиран незабавно)
Работа, извършена с вземания
От анализ, извършен върху вземания, за които оценката е недостатъчна, на ръководството на центъра, заедно с икономическия отдел, е възложена задачата да извърши задълбочена работа по тази тема, основно поради значението, което има в тези времена и поради ситуацията, която страната представя с веригата от неизпълнения
За цялата тази ситуация беше създадена бригада, която да актуализира съгласуването с клиенти и доставчици, както и да попълва всички файлове с всички задължителни данни, като ежедневно актуализира в таблицата всички вземания, или тяхното съгласуване, или събиране (вижте референтното приложение към таблиците на вземанията)
Поведение на вземания и задължения (2005-2007 г.)
| Вземания | ||
| ГОДИНА | MT | MLC |
| 2005 | 752,2 | 443,4 |
| 2006 | 677,9 | 413,7 |
| АПРИЛ 2007 г. | 403,6 | 280,5 |
| Дългове за плащане | ||
| ГОДИНА | MT | MLC |
| 2005 | 329,4 | 313,3 |
| 2006 | 1061 | 510,8 |
| АПРИЛ 2007 г. | 938,1 | 263,4 |
Анализ на някои аспекти на вътрешния контрол
- Има разделение на функциите между служителя в склада, който доставя продуктите или стоките, този, който подготвя фактурирането, и този, който отчита операцията, както и този, който събира сметките. счетоводство в края на април 2007 г. Има надлежно подготвен файл за вземане на сметки, всички листове започват, подковани, последователни, има общо обяснение на преписката и съгласуване с всеки клиент за непризнаване на дълга. Той представя доказателство за операциите на сметките, отчетени за разследване, и предложение за доказателство, за да го отнеме за разход в случай на одобрение. Има баланс, противоречащ на характера му на код 7653 (Ensuma Textil y Calzado), за 0,01 цента, която вече е коригирана.
Заключения
- С прилагането на политика за събиране и плащане в съответствие с реалността, която се преследва, Монкар ще може да реши съществуващите проблеми в администрацията й. Настоящото положение на събирането и плащанията на предприятието не е неблагоприятно, но представлява недостатъци, които трябва да бъдат решени незабавно. Има недостатъци в концепцията на кредитната политика на предприятието.
препоръки
Препоръчва се Дружеството да:
- Извършете строго пазарно проучване, базирано на клиенти и доставчици, Проведете кредитна политика, която е в съответствие с реалността. Подобрете текущата стратегия за тестване, за да откриете и отстраните всички съществуващи недостатъци в системата за събиране и плащане на компанията, включително записи.
