Провеждането на срещи се превърна във важна дейност за много администратори за няколко години, както по чисто технически, така и по психологически причини.
- Сложността на елементите, участващи в голям брой решения, пречи да бъдат взети от един индивид, което изисква подготовката на различни срещи за подготовката им. Ако решенията трябва да бъдат приети от тези, които трябва да ги изпълнят, това е необходими и удобни, за да ги свържете със собствения процес на вземане на решения, оттук и важността на срещите.
Срещата е действието на работа на двама или повече души лице в лице. Срещите са интензивен начин за включване на другите в решаването на проблеми и вземането на решения.
Ако успеем да включим персонала и да ги ангажираме с това, което може да се постигне от този процес, той гарантира:
- Ефективност на предлаганите решения Подкрепа и приемане на тези решения.
Има два типа хора, които действат различно на срещите:
- Онези, които правят срещата пъпа на света Тези, които мразят срещите: много хора виждат срещите като адски съд, където трябва да се гмуркат по задължение. Това се случва, защото дори много срещи са открити в някаква изгубена версия в рамките на английските парламентарни процедури от началото на века, където началникът седна начело на масата и започна да ръководи, контролира и говори през повечето време. По този начин не е странно, че срещите работят толкова зле.
Ако срещите имат такава лоша репутация, това е заради методите, които се прилагат за тяхното изпълнение, и заради километровата им дължина, така че в крайна сметка те да не решат никакъв проблем.
Срещите са полезни при условие, че имат валидна и предварително преднамерена цел
Срещите си заслужават, когато в търсене на максимален успех се изисква цялостно участие, знаем, че съществуват бариери, но трябва да се създаде среда, която да насърчава постигането му, трябва да се постигне привеждане в съответствие, така че да има комуникация лице в лице между членове на групата, така че обръщането на внимание на личното вдъхновение ще постигне общ успех.
Срещите са метод за оценка на персонала, той е средство за запознаване с напредъка, ангажираността и потенциала на хората.
При всяка среща се разкриват характеристиките на персонала. Майсторство, оригиналност, креативност, здрав разум, трябва да можете да популяризирате тези елементи и да се възползвате от тях в полза на компанията.
Само от тази гледна точка си струва всяка среща
Идеята на среща е да се постигне ангажираност, всеки да купи план, направен чрез продажба на всички идеи.
Как да разбера дали нашите срещи са ефективни? Има два начина да прецените среща:
- За резултатите от това.За процеса на вътрешно развитие на същото.
Ако срещите се провалят, това се дължи на лошо внимание към един или двата елемента, споменати по-горе
Декалог, така че срещите ни да не се провалят
1. Планирайте да решите проблем, а не да провеждате среща.
Факт е да не казваме място, дата, наличност на членовете, това е по график. Нужен е подход за решаване на проблема. Среща, равна на въпрос.
Задайте си въпроси относно проблема, който ще решите на срещата.
- Какъв е конкретният проблем за решаване? Имам ли някой, който се нуждае от среща? Кои са истинските факти, които ще подкрепят решението ми да направя срещата? Как мога да реша този проблем? Имайте контур на решението.
2. Използвайте срещата като инструмент за добро
|
КОГА ДА ИМАТ СРЕЩА |
КОГА НЕ СЕ СРЕЩА |
||||||||||||||
|
Трябва да се запитаме:
- Необходимо ли е да разреша този проблем? Мога ли да го направя сам или сами? Нарекохте ли го да има слушатели и да ръкопляскате какво ще правя или наистина да чуя какво мислят? Аз го правя така, че другите да свършат работата и да поемете отговорност за мен?
3. Изберете всеки член като източник на среща
Използвайте всички хора, от които се нуждаете, като източник на ресурси, но го правете с възможно най-малко хора. Опитайте се да помислите как да поканите хората на вашата среща лично - ресурсни условия, така че присъстващите да допринесат за нещо и да не се чудите какво правя тук?
4. Обърнете внимание на скритите цели
Хората отиват на срещата с вашите цели и очаквания точно като вас. Опитайте се да постигнете съответствие между тези цели и очаквания. Понякога това се случва, защото хората не знаят какво ще се случи на срещата.
- Докладвайте проблема предварително, за да помислите за него. Съобщете дневния ред и поискайте коментари дали нещо трябва да бъде променено или включено. Веднъж на срещата с приоритетите проблемите, които хората искат да видят разрешени.
5. Принуждавайте срещата. Не допускайте недисциплина
Избягвайте заминавания, телефонни обаждания, закъснели пристигания. Изтрийте ги, така че вашата среща да бъде уважена.
- Обявете за 48 часа място, време и време хората да планират да няма прекъсвания през това време. Обяснете на другите защо трябва да сте на срещата, което ще гарантира, че хората знаят дали сте там, това е заради Нещо и не бива да пропускате нито една минута в срещата. Кажете на хората какво очаквате от тях в срещата си.
6. Започнете от самото начало
Колкото повече се притеснявате да започнете добре, толкова по-голяма е вероятността да започнете зле, защото сами ще поемете отговорност, а останалите участници няма да мислят за това. В началото на срещата помислете как можете да накарате тази група да се почувства отговорна за това, което ще правим?
В началото на срещата трябва да създадете приятна атмосфера и да установите отношения между членовете и себе си и един към друг, тъй като ако не го направите, хората ще имат покрити картите си, опитвайки се да защитят собствените си интереси и да избягват отговорности с проблемите, които те се опитват да решат.
7. Приемете стил въз основа на целта на срещата
- За информационни срещи: от вас до тях. Автоматичен.За вземане на решения: Демократичен.За решаване на проблеми: Демократичен.За събиране на информация: Демократичен.За продажба на решения: Демократичен. Демократичен в процеса на вземане на решения и автократичен в прилагането си.
8. Помислете за решаването на проблема
- Определете проблема. Изяснете влиянието му върху компанията и какво мислят хората за нея. Потърсете причините, а не виновниците. Генерирайте алтернативни решения. Изберете добри решения за компанията.
9. Избягвайте вирусни заболявания
Синдромът на многоглави животни е тенденцията на групата да се разпръсне в няколко посоки едновременно (различни цели).
Ефективността на срещата означава фокусиране на вниманието върху обективния проблем, трябва да се съсредоточите върху един фокус. Една от характеристиките на човешкия ум е, че той ви позволява само да фокусирате вниманието си върху една точка в един момент. Не пренебрегвайте това.
Колко пъти не сте били на среща и е трябвало да използвате енергията си само за да уловите момент и да скочите в разговора, за да бъдете чути?
Понякога, когато успее:
- Твърде късно Той забрави какво иска да каже, че е бил нападнат от някой друг
Членовете се страхуват от нарушаващата се група от тяхната индивидуалност и съответствие или приемане на това, което другите казват, че може да бъде създадено.
- Той манипулира себе си, когато има личен интерес към целта.Не е обективен, когато се опитват да прекратят проекта му. Ще повлияе на техните жестове и мнения. Той играе твърде много роли: Играч, рефер, голмайстор и капиталов отбор. Той говори 60% от Часът на срещата.
Можете да имате своя дневен ред или дневен ред за срещата, но хората имат други неофициални, скрити, но утвърдени програми и тогава започвате да работите с тях, особено когато възникнат кризи или трудни моменти в срещата. Тези скрити програми представляват причина за антагонизми, потиснати мотиви и желания, скрити стремежи, пазени реакции. Има онзи, който иска да бъде лидер на групата, групата се съпротивлява, защото смятат, че шефът е "тежък", шефът, който иска да смила нечии кости и т.н.
Тези поръчки не са добър знак, но и не са лоши.
- Открийте тези скрити програми. И вие, и другите. Доверете се на хората да кажат какво има вътре.
- Какво ни попречи да продължим напред? Какво направихме, за да стигнем до споразумението толкова бързо? Защо ни отне толкова време? Кои бяха главните герои в срещата? Какво да не правим, ако започнем отново?
10. Планирайте резултати, а не срещи
Това, което искате е да получите резултат, а не да провеждате друга среща. Срещата е средство, а не край е да. Трябва да вземем под внимание крайната цел и ще помислим как срещата може да ни доведе до нея.
Срещата има за цел да анализира и разреши даден проблем, да вземе решение за него, да провери последиците от това решение, да провери разбирането на другите и да планира как той ще бъде приложен.
Не от среща, ако нямате проблем да разрешите
