Какво разбираме от информационна система (ИС) на компания? Бизнес гледна точка.
В тази статия ще проучим подробно някои понятия, които се използват широко, но също така често са неразбрани или объркани. И ние ще го направим, защото тези понятия ще формират основата на нашата мисловна структура, за да започнем да разбираме ролята на информационните системи, за да говорим по-късно за технологията, присъща на тях.
Важно е да се изясни, че тези понятия винаги ще бъдат третирани от бизнес гледна точка, тоест описвайки тяхната активна роля за постигане на бизнес целите.
Първо, нека да анализираме какво е информационна система:
Най-интуитивното виждане за ИС на дадена компания се получава просто като се наблюдава как информацията протича от една част на компанията в друга и между нея и нейната среда. От момента, в който клиентът влезе в помещението, докато не го напусне (със или без желания продукт или услуга), се генерира информационно движение, което се предоставя повече или по-малко от следните събития и потоци: поръчка на клиента; продавачът генерира поръчката и изпраща копие до склада, който да бъде обслужван (вероятно проверява дали клиентът има кредит); на склад се проверява дали съществува на склад и, ако е така, се възлага на поръчката; се изготвя разписка и се прилага към поръчката и се препраща към фактуриране; фактурирането генерира фактурата в съответствие с условията за продажба и т.н., а пратката или доставката е с произход в момента.
Цялата събрана, обработвана, разпространявана и съхранявана информация (данни за клиента, доставчици, продадени продукти), заедно с процесите, които манипулират посочената информация (генериране на поръчка, изпращане на копие до склада и т.н.), съставляват информационната система на компанията. Но за да затворим идеята, разбира се, трябва да говорим и за преследваната от ДА цел. Нейната цел е след това да подпомогне процесите на вземане на решения, необходими за осъществяване на бизнес функциите на компанията в съответствие с нейната стратегия.
След това SI е друга система, в същата категория като други по-традиционни, като системата за планиране, системата за управление и т.н.
От обща гледна точка приетите стратегии пораждат дейности по планиране, проектиране и изпълнение на действия за постигане на цели и контролни действия.
Но „проектирането и изпълнението на действия за постигане на целите“ могат да бъдат разделени на:
- търговски действия действия в производствената зона финансови действия действия върху информационни системи и др.
(Хипотетичен пример: Целта е да увеличим продажбите на продукт "X" с 10% през следващите 5 месеца. В рамките на търговските действия можем да включим реклама, промоции или други. В рамките на действията, съответстващи на SI I установете, че системата ми дава седмично процента на ръст на продажбите на този продукт и по този начин установявам колко близо или далеч е от постигането на посочената цел)
Нека тогава дадем официално определение:
«ИС е формален набор от процеси, който, работещ върху събиране на структурирани данни според специфичните нужди на бизнеса, събира, подготвя и разпространява информацията, необходима за функционирането на организацията и за съответните дейности по управление и контрол, подпомагайки, поне отчасти, процесите на вземане на решения, необходими за изпълнение на бизнес функциите на компанията, в съответствие с нейната стратегия. " (Един)
Обърнете внимание, че това определение се фокусира върху причината за SI, а не върху как. И установява, че информационните нужди във времето, формата и мястото ще бъдат удовлетворени от СИ, така че отговорните за вземане на решения, да правят това с възможно най-доброто знание на фактите и така, че да се извършват своевременно коригиращи действия.
Ето защо понякога самата бизнес стратегия може да има ИС като активна част от нея, така че ИС да може да се използва като инструмент за постигане на конкурентни предимства.
Сега, кой след това отговаря на ДА? Информационните технологии са отговорът.
Но първо да видим каква е технологията:
От ограничена гледна точка технологията се възприема като физическа технология, свързана с механизацията на средствата за производство на стоки и услуги и замяната на човешкото усилие. Тази перспектива е очевидно механистична, тъй като тя подчертава видимите проявления на технологията чрез устройства и процеси на автоматизация. Тази гледна точка, която свързва само физическите артефакти с технологията, може да бъде разбрана в смисъл, че това е най-очевидното й проявление.
Ако разширим фокуса, трябва също така да се вземе предвид, че прилагането на знанието е имплицитно. Така ние имаме процедури, методология, организации и т.н. В тази връзка е ясно следното определение на технологиите от Kast и Rosensweig (1988):
«Технологията е организирането и прилагането на знания за постигане на практически цели. Тя включва физически прояви като машини и инструменти, но също така и интелектуални техники и процеси, използвани за решаване на проблеми и получаване на желани резултати.
Следователно технологията е наука, прилагана към конкретна техника.
Информационните технологии (ИТ) са технологията, която поддържа функциите на ИС. Това, тъй като се прилага към информационните системи, се нарича още „информатика“.
Трябва непременно да се отразим на тези две последни понятия и това е, че информатиката не е непременно свързана с компютрите. Днес компютърът се превърна във важен инструмент за обработка на информация, но след не много години може да се използва друг инструмент и технологията, която го прави възможно, ще продължи да се изчислява.
Ето как трябва да стигнем до извода, че ИС на една компания е неразделна част от множеството системи, съставляващи структурата на организацията и че ИТ ще предостави ясни решения на проблемите, възникващи при прилагането на казаното информационна система.
Последен пример дава конвенционалната поща и електронната поща: пощенската система не е нова, но с прилагането на нови технологии, електронната поща - с всички предимства, които тази технология донесе - днес е средство за комуникация, която измества малко по малко, но не определено, конвенционалната.
Но технологията, приложима ли е винаги, винаги ли е необходима, винаги ли е желана? Ще се опитаме да дадем този отговор в следващото ни издание.
(1) От книгата "Стратегия и информационни системи" Andreu-Ricard-Valor, Editoral McGraw-Hill.
_________
Каква е ролята на технологиите като цяло и на ИТ в частност. Винаги ли е приложима технология, необходима и / или желана?
В предишното издание разбрахме разликите между информационната система (ИС) на една компания и информационните технологии (ИТ), присъщи на нея; и установихме, че точката на контакт между двете концепции е дадена от решенията, които ИТ ще предоставят в по-голяма или по-малка степен при прилагането на ИС.
В тази вноска ще се задълбочим в ролята на технологиите като цяло и по-специално на ИТ, като се стремим да установим отговорите на поставените по-рано въпроси: дали технологията винаги е приложима, необходима и / или желана?
ПРИЛОЖИМА ТЕХНОЛОГИЯ
ИТ, подобно на много други технологии, постепенно промени ролята си в организациите:
- В първите дни на развитието на ИТ се използваше за изпълнение на рутинни и повтарящи се задачи - например: отпечатване на списъци, листове след часове -, беше много скъпо във времето и парите и се считаше за допълнителен разход в дейностите С течение на времето технологията стана по-разрешителна по икономически начин и започна да изпълнява по-пълни и сложни задачи: счетоводни книги, фактуриране и др. След това ИТ започнаха да интегрират всички дейности на компанията, опитвайки се да се превърне в инструмент за подкрепа за вземане на решения и за постигане на стратегически цели. Цената му за получаване продължава да намалява и вече не се разглежда като присъща цена на дейностите, а като инвестиция. Днес възможностите, които ИТ ни дава,Той трябва да бъде конкурентното предимство на самия бизнес, разходите за получаването му са намалели експоненциално и се счита за компанията, заедно със СИ, като друг актив.
Следователно ИТ също играе важна роля не само като инструмент за внедряване на части от ИС, но и поради възможностите, които отваря пред компаниите.
Много компании са във фаза на некоординиране, с нарастваща употреба на ИТ / ИС, но без ясен процес на планиране на същото. За компаниите в тази ситуация симптомите на оплакванията от страна на потребителите относно липсата на критерии за определяне на приоритети и прекъсването между системните дейности и други дейности на компанията са ясни. В тези случаи компанията като цяло трябва да бъде създадена, за да се запознае с възможностите в използването на ИТ / ИС. Ученето е може би много по-важно от резултата от самия процес.
За онези компании, които са успели да разрушат стената, която традиционно изолира системните дейности от останалата част от компанията, се раждат нови перспективи. Нуждите на бизнеса се приемат по-добре от ИТ специалистите. Те започват да познават бизнеса и предлагат възможности, базирани на ИТ / ИС, които след това играят роля не само на подкрепа, но и на още един инструмент на самия бизнес, дори като бизнес възможност сама по себе си.
В заключение, технологията винаги е приложима, независимо от сектора или дейността, извършвана от компанията, и нейната текуща технологична конфигурация, и това е така, защото като цяло тя е достъпна за употреба. Тогава остава да видим каква технология ще е необходима.
НЕОБХОДИМИ ТЕХНОЛОГИЯТА
Според Майкъл Портър, от всички неща, които могат да се променят правилата на конкуренцията, технологичната промяна е сред най-значимите.
Но използването на технология не е важно само по себе си, важно е дали тя носи със себе си постигането на конкурентно предимство. Значението на технологията за конкуренцията не е функция на нейната научна заслуга или на нейното известност във физическия продукт. Технологията е важна за конкуренцията, ако значително влияе на конкурентното предимство на компанията.
Следователно технологията е повече или по-малко необходима винаги в зависимост от стратегическите цели, преследвани от бизнеса.
По този начин, когато избира между технологиите, върху които да инвестира, една компания трябва да основава решенията си на дълбоко познаване на всяка важна технология в своята дейност, а не на прости показатели, като предлагането на пазара в момента. Понякога всичко, което е необходимо за постигане на технологичен прогрес, са усилия и инвестиции. В други случаи напредъкът в подтехнологиите може да позволи подобряване на използваните понастоящем технологии. Усилията за усъвършенстване на много стара технология обаче често могат да бъдат безрезултатни. В тези случаи най-добрият начин на действие е да се опитате да го прескочите. Решението на една компания да изхвърли собствената си технология може да бъде трудно, но този избор може да бъде от съществено значение за поддържане на конкурентната позиция на компанията.
Случаи, при които технологията помага да се поддържа конкурентното предимство на бизнеса:
- Ако понижи разходите за бизнес или повиши диференциацията си и това качество е устойчиво и може да бъде защитено от имитации. Технологичната промяна променя насоките за разходи или изключителност в полза на една компания. Например: нов процес на сглобяване, по-чувствителен от предишния, ще бъде от полза за компания с голямо участие, дори ако конкурентите й възприемат тази технология. Това, че са пионери в технологичните промени, се превръща в предимства на първият двигател в допълнение към присъщите на технологията Дори да се имитира новатор, пионерството води до различни предимства на разходите или разграничаване, които остават след изчезването на ръководството за технологиите. Технологичните промени подобряват цялостната структура на бизнес сектора на фирмата.
Друг случай, в който използването му е необходимо, е този, при който използваната технология в ценна дейност се използва широко в бизнес сектора на компанията. Например, изобретяването на процеса на пастьоризация на млякото със сигурност беше прието отначало от една единствена млечна компания, но тя принуди останалите компании в този сектор да възприемат тази технология, за да не бъдат в неизгодно положение по отношение на първата Това също принуждава всяка компания, която влезе в сектора днес, да включи този процес. Това е така, защото дори ако технологията не предоставя конкурентно предимство на никоя компания, това може да повлияе на потенциала за печалба на всички компании в сектора.
Следователно технологиите, необходими за развитието на компанията, ще бъдат, нито повече, нито по-малко, тези, които ще допринесат най-много за постигането на стратегическите цели на бизнеса.
ЖЕЛАНА ТЕХНОЛОГИЯ
Технологията предполага промени, не само най-очевидните - като например използването на принтери за извършване на фактура, вместо да я правят на ръка -, но и други, като тези, причинени от идиосинкразиите, които я заобикалят - например продавачите. виртуалните магазини трябваше да научат нови методи за индуциране за закупуване чрез канал, който не се използва досега: Интернет и ускореният темп на развитие на приложните технологии.
И промените днес могат да се видят от две гледни точки: заплахи от околната среда, които обещават негативни ефекти или бизнес възможности, които предполагат бъдещи силни страни; и като се има предвид, че днес „промяната е константа“, трябва да се възползваме от нея по начина, който ни подхожда най-добре, въпреки факта, че съпротивата към нея в началото изглеждаше естествена за хората.
Хората не са склонни да се променят, дори когато това може да бъде в тяхна полза. Цицерон формулира тази максима преди повече от две хиляди години: "Не можете да предоставяте ползи на тези, които не ги искат." Следователно, ако промяната е наложена на някого, тя няма да се случи.
По този начин, ако искате да използвате нови технологии при внедряването на ИС, често няма да е възможно просто да направите същото като преди и по същия начин, само с помощта на различна технология. Това не означава, че трябва да сме роби на технологията, но това означава, че трябва да сме наясно с промените, които тя носи. Отчитането на характеристиките на използваната технология може да доведе до преразглеждане на начините за извършване на необходимите неща, за да може ИС да работи добре.
Затова използването на нови технологии често е нежелано от хората, които трябва да жертват „старите начини за правене на нещата“, за да приемат промените, които тя носи. Хората трябва да са склонни да се променят, да се интересуват от учене и да искат да бъдат различни. Ролята на лидера е да създаде условия за това да се случи.
